Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как бороться с кассовыми разрывами?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самая частая причина того, что у компании заканчиваются деньги – это убыточная бизнес-модель. Проще говоря, продаж недостаточно, чтобы покрыть расходы компании. Даже если в Excel все идеально, на деле часто может пойти иначе.
Из-за чего возникают кассовые разрывы?
Но даже в устойчивом бизнесе с регулярным притоком денег и с прибыльной бизнес-моделью может произойти временная нехватка денег из-за ошибок в приоритетности платежей. Не дождались поступления от клиента и провели не обязательные траты, а на выплаты обязательств не хватает.
Другая причина – пост-оплата клиентами и отсутствие контроля дебиторской задолженности. Многие, стремясь привлечь и удержать покупателей, предлагают отсрочку оплаты, поставку по пост-оплате. Это иногда может выйти боком компании. Выручка будет приходить с задержкой, а по счетам контрагентов все равно придется платить точно в срок. В итоге на бумаге компания прибыльная, а по факту все время попадает в кассовый разрыв.
Денег на текущие траты может не хватать, если ошибиться с объемом закупок товара. Когда компания закупает партию товара, она «замораживает» деньги в товарной форме. Если партия большая, и много товара лежит на скалах и полках магазина, «живых денег» компании может не хватить. Таким образом при неграмотно организованных закупках кассовые разрывы будут появляться с завидной регулярностью. Особенно, если товары сезонные.
Чего не нужно делать при кассовых разрывах
Кассовые разрывы способны подтолкнуть владельца бизнеса с необдуманным действиям, которые могут усугубить положение. Тревога предпринимателей понятна: денег для покрытия текущих расходов нет, а срок оплаты налогов или очередной партии товара подходит.
Собрали несколько примеров поступков, которые нельзя совершать, когда наступают кассовые разрывы:
-
Повышать цены на ходовые товары. Вместо ожидаемого роста прибыли можно добиться ее снижения: люди, которые регулярно покупают привычные товары, могли это делать во многом из-за их стоимости. Когда цена вырастет, часть таких клиентов неминуемо уйдет к конкурентам, у которых дешевле.
-
Продавать собственность компании: транспортные средства, технику. В ситуации, когда деньги нужны срочно, имущество нередко продают ниже рыночной стоимости. Кроме того, возрастает риск, что без проданного оборудования компания не сможет выполнить заказы.
-
Делать скидку на товары, которые давно лежат на складе. Цена может привлечь как постоянных, так и новых покупателей. Бизнес быстро получит деньги и закроет кассовый разрыв, но это будет временным решением. Выручка от продаж окажется меньше ожидаемой, новые клиенты могут больше не прийти, а товары, которые обычно хорошо берут, останутся лежать на полках.
-
Снижать цены на все товары. Любая акция, в том числе и масштабная распродажа, должна быть просчитана и согласована с финансовым отделом и отделом продаж. Ценообразование не может носить хаотичный характер, поэтому вмешательство в отлаженную бизнес-модель с большой вероятностью навредит ей, и кассовые разрывы будут наступать снова и снова.
-
Урезать бюджет на продвижение. Когда речь заходит об оптимизации расходов, компании в первую очередь снижают траты на маркетинг и рекламу. Такой подход кажется логичным: производство не страдает, товары в прежнем объеме остаются на полках. Как временная мера, это может сработать. Однако есть риск, что без рекламы вовсе произведенную продукцию перестанут покупать в прежнем количестве, ведь начнет снижаться приток новых клиентов, и доход бизнеса уменьшится.
Практика показывает, что вероятность наступления рассматриваемых обстоятельств никак не зависит от масштабов и оборотов бизнеса. Нерасчетливое планирование вполне может привести к тому, что у многомиллионной компании с несколькими филиалами окажется недостаточно денег для закрытия самых простых и рутинных операций. Причина — в нарушении синхронности циклов поступления и расходования.
Кассовые разрывы в деятельности предприятия — это когда денежные средства приходят уже после того, как в них возникла явная необходимость. В качестве обусловливающих факторов обычно рассматривают:
- Сотрудничество с поставщиками по предварительной оплате. На ранних этапах становления немногие предприниматели способны позволить себе заключать договора отсрочки. В итоге каждая новая закупка выбирает имеющийся бюджет практически под ноль, тогда как текущие расходы по-прежнему требуют погашения.
- Взаимодействие с покупателями на принципах отложенного платежа. Подобный формат позволяет привлечь клиентов, заинтересованных более выгодными условиями сотрудничества, однако на деле оказывается весьма тяжелой нагрузкой для организации. Практика постоплаты характерна для всех крупных федеральных компаний, включая торговые сети, а также для государственных ведомств и учреждений, которые вправе закрывать задолженности раз в месяц или квартал, а иногда и раз в год — в конце календарного периода.
- Специфика или сезонность выбранного направления. Анализ кассовых разрывов показывает, что в бизнесе такое положение чаще всего возникает у компаний, не имеющих стабильного денежного потока. К их числу относятся участники госзакупок, монопольные поставщики у крупных заказчиков, а также организации, специализирующиеся на продукции сезонного характера. В отсутствие регулярных поступлений распределять средства на все нужды становится намного сложнее, что в конечном счете может стать причиной накопления долговых обязательств.
Самая критическая комбинация — совпадение всех трех ситуаций, когда нужно закупиться сырьем, дождаться перечисления денег от предыдущих покупателей, и уплатить налоговые сборы для сохранения доступа к банковским счетам. Это может пошатнуть позиции даже уверенных в себе компаний, поэтому важно внимательно и планомерно отслеживать факторы, сигнализирующие о подобных рисках.
К числу нежелательных реакций со стороны организаций эксперты относят:
- Резкое повышение или снижение отпускных цен. Подобная практика не идет на пользу продажам ни в короткой, ни в долгосрочной перспективе, поскольку в конечном счете разрушает всю бизнес-модель позиционирования товаров или услуг.
- Продажу имущества, необходимого для обеспечения основной деятельности, будь то оборудование, транспорт или недвижимость.
- Оформлять сторонние кредиты в банках, чтобы погасить кассовый разрыв. Для этого есть практичные и проверенные инструменты, такие как овердрафт или факторинг.
Кассовый разрыв — что это?
Ситуация нехватки денежных средств, когда у предприятия грядёт период выплат, к примеру, на закупку материалов, сырья, в то время как средства от покупателей, которые уже должны быть на счету ещё не поступили.
Заметим, что далеко не всегда причина такой ситуации в неэффективной политике и делопроизводстве руководства предприятия. Тут возможны совершенно объективные причины недостатка средств для ведения своевременных расчётов, среди которых:
-
экспортные факторы;
-
в целом текущая ситуация в экономике страны или возможно ситуация во внешней экономике;
-
задержка перечислений, которые ожидает компания;
-
ошибочные методы работы компании.
Оптимальный баланс договорных условий способствует устранению кассового разрыва, а также увеличивает прибыль компании за счет уменьшения кредитной нагрузки. Для этого необходимо:
- проанализировать условия заключенных договоров на отгрузку и на закупку товаров по основной деятельности;
- ранжировать договора по степени влияния на приток и отток денежных средств;
- сопоставить соотношение дебиторской и кредиторской задолженности;
- сбалансировать условия заключаемых договоров;
- установить пределы товарного кредитования.
Пример:
Вариант 1. Рассмотрим влияние условий заключаемых договоров на примере торговой компании, без учета остатков запасов на складах и операционных расходов.
Компания продавала товар на условиях рассрочки платежа — 20% аванс в текущем месяце, 30% оплата в следующем месяце и 50 % в третьем месяце после отгрузки.
Оплата поставщику осуществляется на следующих условиях:
- сырье и материалы — 50% предоплата 50 % в следующем месяце;
- транспортировка — 100 % предоплаты;
- упаковка отсрочка — платежа в следующем месяце.
Что такое кассовый разрыв
Кассовый разрыв — это ситуация, когда в бизнесе есть временный недостаток денег на выполнение обязательств. Например, предприниматель взял крупный заказ, потратился на его выполнение, а клиент просрочил платеж на несколько месяцев. В итоге бизнесмену нечем платить аренду, хотя компания прибыльная. Так часто случается, если бизнес работает по постоплате с отсрочкой платежа.
Важно определиться с терминами: не путайте кассовый разрыв и убыток, это разные явления.
-
Кассовый разрыв — это ситуация, когда компания прибыльная, но временно не может пользоваться уже заработанными деньгами.
-
Убыток — когда бизнес работает в минус, то есть если из выручки вычесть все расходы, получается отрицательная сумма.
Причины возникновения кассового разрыва
Отсрочка платежа. Распространенная причина кассового разрыва — работа без предоплаты. Причем отсрочка в некоторых случаях может достигать нескольких месяцев — и все это время нужно выполнять обязательства на собственные средства.
«Заморозка» денег в товаре или расходниках. Эта причина распространена в бизнесе, который закупает товар, а не берет на реализацию. Например, менеджер приобрел большую партию, которая будет продаваться несколько месяцев — даже если цена закупки казалась выгодной, деньги в итоге «заморожены» на складе. Чем больше товара, тем выше вероятность кассового разрыва.
Сезонность. Эта причина похожа на предыдущую — бизнес закупает товары или расходники, но не учитывает сезонность спроса. Например, магазин приобрел большую партию мороженого в конце августа, а затем наступила осень и товар оказался никому не нужен до следующего сезона.
Как предотвратить кассовый разрыв
Предприниматели не задумываются о контроле финансов, пока не сталкиваются с нехваткой денег. Кассовый разрыв стимулирует обратить внимание на управление операционным циклом, искать дополнительные источники финансирования, работать по плану и реорганизовать неэффективную систему управления.
Куда лучше предотвратить кассовый разрыв, чем срочно искать деньги при его возникновении. Обязательные меры по профилактике:
1. Управление финансовым циклом. Период, за который предприятие оплачивает свои обязательства и получает выручку, называют финансовым циклом. Грамотное управление позволяет сократить этот срок до минимума. Для этого в компании стараются увеличить количество предоплат, вводят штрафы за просрочку платежей, ускоряют собственный производственный процесс. Короткий финансовый цикл означает быстрый оборот денег в компании, а значит, быстрое возмещение кассового разрыва.
2. Составление кассового плана для наличных денег. В нем отображают источники поступления средств, расходы, расчет оплаты труда и календарь выдачи зарплат. План составляют на месяц, квартал, год. Он позволяет контролировать поступление средств и оперативно решать, где взять денег на покрытие разрыва.
3. Формирование платежного календаря. Если заранее составить план на месяц, где отобразить кому, куда, сколько платить, то можно эффективнее управлять финансами. Вы будете точно знать, что завтра нужно заплатить налоги, послезавтра — внести предоплату поставщику. План еще на этапе разработки может показать кассовый разрыв в будущем периоде. В этом случае предприниматель сможет быстро принимать решения на счет незапланированных выплат, чтобы избежать неправильных решений.
4. Расстановка платежей по приоритетности. Вместе с платежным календарем нужно разработать систему критериев. Они позволят расставить платежи по очередности. В случае угрозы кассового разрыва, вы будете знать, какие оплаты можно без ущерба перенести, а какие обязательно нужно оплатить в срок.
Как спрогнозировать и предотвратить кассовый разрыв
Задача предпринимателя — оперативное планирование и контроль поступления и расходования средств за счет внедрения инструментов оперативного управления.
Например, оформление Платежного календаря в Excel, чтобы планировать конечный остаток. Составьте список статей движения денег: операционная деятельность, кредиты и займы (финансовая деятельность), единовременные выплаты и изъятия (капитальная деятельность). Первой строчкой укажите остаток на начало дня, затем по статьям разбиваете поступление, платежи по кредитам, налогу и прочие расходы.
Далее, нужно согласовать статьи движения денежных средств со статьями доходов и расходов.
Последним можно присвоить следующие признаки:
- постоянные (оплата аренды, кредита, налога);
- переменные (связанные с объемом деятельности, например, себестоимость проданных товаров);
- дискреционные (управляемые, когда есть выбор — потратить деньги или нет, например, на автоматизацию бизнеса, ремонт помещения, обучение персонала, реклама бизнеса).
Расставьте приоритеты в платежах. Например, вы решаете, куда направить бюджет — на покупку оборудования или рекламу. Оснащение предприятия — долгосрочная перспектива и инвестиции в бизнес, которые увеличивают прибыль. С рекламой не все так однозначно, поскольку она может не принести ожидаемых результатов. Приоритетом может стать и своевременный платеж ключевому поставщику, которого вы можете потерять из-за задержки оплаты.
Установите лимит расхода на непостоянные или незначимые статьи расхода, и сформируйте финансовый резерв.
Причины кассового разрыва:
- Ошибки при планировании бюджета. Кассовый разрыв может возникнуть, если предприниматель неверно составил график доходов и расходов фирмы и не составил график обязательных платежей.
- Ошибки в закупках. Например, компания заказала слишком большую партию товара, не изучив на него спрос аудитории. Как итог — товар не распродан, прибыли, на которую рассчитывала компания, нет.
- Сезонность бизнеса. Кассовый разрыв может случиться, если товары и услуги компании актуальны в определённый сезон, но аренда помещения и заработная плата сотрудников регулярны.
- Дебиторская задолженность. Компания рискует столкнуться с дебиторской задолженностью, если постоянно будете давать отсрочки и рассрочки своим контрагентам. Дебиторская задолженность — это деньги, которые вам задолжали другие предприятия за уже поставленные товары или оказанные услуги.
Из-за чего чаще всего возникает кассовый разрыв
Кассовый разрыв часто наступает внезапно. Это происходит из-за того, что многие предприниматели в малом бизнесе совсем не ведут финансовый учёт или делают это частично. Например, планируют только поступление денег, а траты пускают на самотёк. Вот какие ошибки управленцев чаще всего приводят к кассовому разрыву.
Не разделили личные деньги и деньги бизнеса. Часто предприниматели хранят личные деньги и деньги компании на одном счете. В итоге наступает день, когда он сначала оплачивает с этого счёта диван в квартиру, а потом срочно ищет деньги на зарплату работникам. Или наоборот: предприниматель не видит, что бизнес несёт убытки, потому что привык закрывать кассовые разрывы из своих денег.
Ведут бизнес в убыток, но не знают об этом. Одна из самых распространённых причин такой ситуации — бизнес ведут по предоплате и не считают прибыль. У компании всегда есть деньги на счетах и кажется, что всё хорошо. Но однажды предоплата заканчивается, а выполнить заказ предприниматель не может, потому что не хватает оборотного капитала.
Слишком раздули расходы. Так бывает, когда предприниматели не считают расходы, поэтому тратят больше, чем могут себе позволить, и делают спонтанные покупки. Например, завышенная зарплата сотрудникам, дорогой офис, который не нужен для этого бизнеса, шикарные корпоративы, лишний персонал. Из-за этого компания оказывается в убытке и возникает кассовый разрыв.
Накопили избыточные запасы товара или расходников. Случается, что предприниматели неточно просчитывают спрос и закупают слишком много неликвидного товара или материалов, лишнего оборудования. Возникает кассовый разрыв: пока излишки лежат на складах и не приносят прибыли, бизнесу не хватает денег на текущие расходы.
Не учли сезонный спрос. Иногда предприниматели забывают про уменьшение выручки в сезонном бизнесе. Например, кондиционеры зимой продаются хуже, чем летом. Из-за этого в месяцы спада бизнесу может не хватать денег на обязательные траты, но содержать штат и платить зарплату сотрудникам всё равно нужно.
Деньги поступают и тратятся неравномерно. Это происходит, если предприниматели не планируют платежи, а распоряжаются деньгами хаотично. Например, фирма договаривается с крупным поставщиком на оплату в середине месяца, а на зарплату сотрудникам за первую половину месяца денег уже не хватает. Приходится ждать оплат от клиентов и на несколько дней задерживать платежи. Или деньги поступают равномерно в течение месяца, но бо́льшая часть расходов приходится на первую неделю. По итогам месяца компания в плюсе, но в течение месяца возникают кассовые разрывы.
Изменились условия выплат поставщикам. Кассовый разрыв может возникнуть, когда предпринимателю не хватает оборотных средств и он зависит в моменте от денег поставщиков. Например, раньше компания платила поставщикам с отсрочкой в 20 дней, но вдруг её отменили и требуют деньги уже сейчас. Может быть и обратная ситуация: менеджеры компании не знали, что нельзя давать клиентам рассрочку, и согласились сдвинуть оплату на 14 дней. А на эти деньги компания планировала закупить расходные материалы.
Решили масштабировать бизнес и думали, что выручка будет расти пропорционально. Когда предприниматели масштабируют бизнес, то часто думают, что прибыль вырастет кратно затратам. Но это не всегда так: успешная бизнес-модель может не сработать при масштабировании и даже принести убытки. Например, в локации с большой проходимостью открыли мини-кофейню и в ней всё хорошо. А для второй точки подобрали неудачную площадку с низким трафиком, и кофейня работает в ноль.
Комментарии экспертов
Виктор Миронов, управляющий директор Консультационной группы «ТИМ»:
«Первое и самое главное – планирование бюджета. Не надо отговариваться, что все равно все пойдет не по плану: в планировании главное процесс размышления и анализа, а не результат.
Второе – назначьте ответственного сотрудника за сбор информации об обороте дебиторской задолженности. Многих проблем можно избежать просто контролируя своевременность поступлений.
Третье – будьте на связи с клиентами. Интересуйтесь их бизнесом, держите руку на пульсе. Кассовый разрыв легче предотвратить, чем покрыть.
Четвертое – обеспечьте бизнес доступом к кредитным средствам, используйте овердрафт и факторинг. Это не так сложно, как более традиционные кредитные продукты, а теперь вполне доступны и для малого бизнеса.
Пятое – настройте управленческий учет и начните работать с прибылью!»
Одна из главных задач, которую выполняет сервис для финансово-управленческого учета ПланФакт – предсказывать кассовые разрывы. Зарегистрируйтесь и бесплатно оцените все возможности сервиса прямо сейчас!
Формула расчета кассового разрыва
Подсчёт движения денег проходящим по счётам и по кассовым расчётам вести точно каждому предприятию абсолютно необходимо. Грамотно составленный отчёт по перемещению денежных потоков непременно поможет провести грамотный анализ ситуации и просчитать следующий срок наступления разрыва, позволит узнать его величину. Появление минуса на счёту в начале следующего отчётного периода говорит о появлении разрыва.
ВАЖНО! Помимо, денежных средств обязательному точному учёту и анализу обязательно должны подвергаться оставшиеся запасы товара. Когда их достаточное количество, то можно закупки сырья отложить. Или необходимо срочно реализовать товар, который залежался, чтобы получить необходимые оборотные средства.
Подсчёты необходимо проводить ежедневно! Следует опираться на сведения, получаемые из платёжного календаря, позволяющие чётко знать, когда следующий платёж и на какую сумму предстоит провести.
Элементарная формула расчёта:
В итоге мы получаем ОДС позволяющий получить остаток средств на конец дня. Именно этот показатель и даст понимание как успешно отработало предприятие и по окончании рабочей смены остались ли средства и в каком количестве. Когда ОДС с отрицательным значением почитайте проблемой! Требуется срочно запрашивать от дебиторов возвращения задолженности.