Кто вправе расписаться и выдать трудовую книжку при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто вправе расписаться и выдать трудовую книжку при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Запись о работе по совместительству

2. Место для подписей и печати

3. Почему так важно проверять все данные?

4. Кто вносит исправления в трудовую книжку

5. Общие правила изменений в трудовой

6. Как исправить ошибки другого работодателя

7. Регламентирующие документы

8. Ознакомление работника с записями в трудовой книжке

9. Запись в трудовой книжке ОЗНАКОМЛЕН

10. Запись увольнения в трудовой книжке: образец

11. Как сделать запись об увольнении в электронной трудовой книжке

12. Запись об увольнении в трудовой книжке

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита. Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить. Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Запись о работе по совместительству

Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.

По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.

В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.

Место для подписей и печати

Принято, чтобы подписи ответственного за ведение трудовых книжек и работника располагались в графе 3 одна под одной, без пропуска строк.

Как уже упоминалось, иногда личная подпись увольняющегося работника стоит на одной строке с подписью секретаря или инспектора по кадрам. Это совершенно недопустимо. Во-первых, может сложиться впечатление, что вторая подпись сделана еще раз секретарем (или инспектором по кадрам), особенно если его «настоящая» подпись закрыта (скрыта) полностью оттиском печати. Во-вторых, если эти две подписи сделаны по всем правилам, то они никак не могут уместиться на одной строке. В-третьих, п. 35 Правил устанавливает последовательность совершения подписей – сначала подпись ответственного лица, затем – работника.

Строго говоря, после того как ответственное лицо произвело свою подпись, оно должно сразу проставить печать. Но на практике печать часто ставится после совершения подписи работником. Вероятно, это делается для того, чтобы наиболее оптимально разместить оттиск печати.

По сложившимся на практике правилам оттиск печати не должен скрывать личных подписей, а также важных реквизитов документа или сам текст. Печать должна немного захватывать лишь наименование должности. Но трудовая книжка имеет небольшой формат (по размеру трудовая книжка такая же, как общегражданский паспорт), и удачно разместить оттиск печати не всегда представляется возможным. Некоторые ставят печать справа, и потом она мешает прочитать реквизиты приказа об увольнении. Вполне возможно, при оформлении пенсии работники Пенсионного фонда России потребуют для подтверждения данного периода трудового стажа архивную справку, что бывает довольно затруднительно по прошествии времени. Также нельзя, чтобы оттиск печати скрывал дату увольнения, ведь дата увольнения, указываемая в графе 2, является очень важной для подсчета стажа.

Автор советует не бояться ставить печать так, чтобы она занимала нижние пустые строки. Это вполне допустимо. Следующая организация откроет свой блок записей, пропустив строки, занятые печатью предыдущей организации. Эти строки не являются пустыми, как неверно полагают некоторые специалисты. Они заняты предусмотренным реквизитом, пусть даже данный реквизит не занимает эти строки по всей их ширине.

Почему так важно проверять все данные?

Именно поэтому так важно, перед тем как собственноручно завизировать имеющиеся сведения о трудовой деятельности, ознакомиться с ними и тщательно проверить все данные.

Кадровое делопроизводство ведется стандартным образом. Но возникают ситуации, которые требуют отдельного решения.

Таблица с вопросами по кадровому делопроизводству

Вопрос	Решение
Увольняется сотрудник, у которого книжка ведется на двух языках. Как проводится заверка записей в этом случае?	В этом случае требуется писать об увольнении также на двух языках. Заверка нужна для обоих текстов.
Сотрудница ушла в отпуск с последующим увольнением. Теперь отказывается приезжать в офис и забирать книжку. Можно ли направить документ почтой?	Документ можно отправить почтой только в одном случае: специалист дал на это свое согласие. Если согласия нет, требуется направить письменное извещение с просьбой самостоятельно забрать документ.
Нужно ли писать «ознакомлен» при заверке записи об увольнении?	Закон не устанавливает обязанности писать «ознакомлен», поэтому делать это необязательно. Но если написать «ознакомлен», это не будет большой ошибкой.
Бизнесмен открыл ИП, нанял много работников. Должен ли предприниматель самостоятельно вести книжки сотрудников?	Предприниматель должен самостоятельно вести бланки. Можно также назначить ответственное лицо. Издается приказ о передаче полномочий кадровику, секретарю или бухгалтеру. Прядок установлен пунктом 45 Правил.

Кто вносит исправления в трудовую книжку

По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.

Однако есть случаи, когда на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей:

если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;

если бывший работодатель прекратил свое существование. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.

Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или сам индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет тот работодатель, который вносил запись о работе по совместительству. Так, по желанию сотрудника запись о совместительстве вносят по месту основной работы — тогда и исправляют записи там же.

С сентября 2021 года у совместителей появилась возможность вносить записи и по месту работы по совместительству — когда сотрудник не работал и, соответственно, трудовая книжка была у него на руках. В этом случае ошибки будет исправлять работодатель по совместительству.

Общие правила изменений в трудовой

Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.

Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.

Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.

Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.

Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.

Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.

Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.

Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.

В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.

Как исправить ошибки другого работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.

Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.

Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.

Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.

Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.

Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.

Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.

Регламентирующие документы

Чтобы верно оформить запись в трудовую книжку по увольнении, необходимо знать, к каким инструкциям и памяткам обратиться, чтобы не сделать ошибок. Итак, к регламентирующим документам относятся:

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации №69 от 10.10.2003 года;
«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные Постановлением правительства Российской Федерации №225 от 16.04.2003 года;
статьи Трудового кодекса Российской Федерации, в части, касающейся причины расторжения договора с предприятием.

Ознакомление работника с записями в трудовой книжке

Обновление: 16 декабря 2020 г.

Организации и индивидуальные предприниматели ведут на своих сотрудников трудовые книжки. Этот документ подтверждает факт трудовой деятельности работника и его стаж. Как следствие, информация, внесенная в этот документ, оказывает влияние на последующее трудоустройство работника и начисление пенсии по завершении трудовой деятельности. По этой причине законодательство строго регламентирует порядок ведения этого документа, давая четкие рекомендации по внесению тех или иных записей и совершению прочих действий с этим документом (производству бланков, хранению и т.п.). Работник с записями в трудовой книжке должен быть ознакомлен (образец записи о таком ознакомлении законодательством не предусмотрен, для соответствующего подтверждения достаточно подписи работника).

Запись в трудовой книжке ОЗНАКОМЛЕН

Достаточно часто возникает вопрос необходимо или нет при увольнении работника делать запись в трудовой книжке “Ознакомлен”. Если взять несколько трудовых книжек работников, ранее работавших в разных местах, то становится понятно, что однозначной позиции у кадровиков в этом вопросе нет. В одних трудовых книжках запись “Ознакомлен” присутствует, в других нет.

Выскажу собственное мнение. При увольнении работника все записи, внесенные в трудовую книжку у данного работодателя, заверяются, в том числе, и личной подписью работника. Поэтому логичнее бы выглядела запись в трудовой книжке не ОЗНАКОМЛЕН, а ЗАПИСАНО ВЕРНО или просто ВЕРНО.

Поэтому никаких лишних записей в трудовую книжку вносить не следует. Работник удостоверился, что все записи внесены верно, пусть заверит этот факт подписью и все.

Запись увольнения в трудовой книжке: образец

При увольнении работника по собственному желанию в трудовой книжке делаются следующие записи:

№ записи	Дата	Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
число	месяц	год
1	2	3	4
Общество с ограниченной ответственностью «Осень» (ООО «Осень»)
9	16	03	2015	Принят в отдел информационных технологий на должность программиста	Приказ от 16.03.2015 № 7/п
10	17	10	2016	Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 17.10.2016 № 24/у
Специалист Карпова Е.А. Карпова
Монин

Как сделать запись об увольнении в электронной трудовой книжке

В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателям придется сдавать в ПФР новый отчет. Так предусмотрено отдельным проектом.

Если проект примут, сведения о трудовой деятельности надо будет представлять в 2020 году в ПФР не позднее 15-го числа месяца, который следует за отчетным месяцем. В 2020 году надо будет ежемесячно отчитываться о приеме на работу, перемещении, увольнении и заявлении о выборе бумажной либо электронной трудовой книжки. Если в течение месяца ни одного из этих событий не произошло, за текущий месяц подавать сведения в ПФР не нужно.

А если в 2020 году происходит увольнение? Тогда новый отчет нужно будет сдать в ПФР (форма СЗВ-ТД).

Пример:

Предположим, что работник увольняется в феврале 2020 года. Тогда не позднее 16 марта нужно передать в ПФР новый отчет со сведениями об увольнении работника.

Если работник увольняется, то выписку из электронной трудовой книжке нужно предоставить ему непосредственно в день увольнения. Такую выписку со сведениями нужно выдавать по форме СЗИ-ТД.

При этом важно отметить, что даже в случае сдачи отчета, в 2020 году нужно продолжать ведение бумажной трудовой книжки и сделать в нее запись об увольнении. О том, как это сделать правильно – расскажем далее.

Запись об увольнении имеет номер, без пропусков строк. Подпись прописывается по требованиям ГОСТА об унифицированных документах:

с указанием должности;
личной росписи;
расшифровки росписи.

Если ведение и хранение документов поручено работнику предприятия, то он указывает свою штатную должность:

начальник отдела кадров;
секретарь;
бухгалтер.

Когда записи в документе делает руководитель, то он также должен указать свою должность без сокращений. Название должности, роспись, расшифровка не должны занимать несколько строк. Для сокращения объема записи практикуется вместо названия должности записать «работодатель».

Индивидуальный предприниматель, в ведении которого находятся документы, не имеет официальной должности. Но при записи об увольнении нельзя игнорировать требование о фиксации должности исполнителя. В отсутствии пояснения по данному вопросу в них вносят записи:

индивидуальный предприниматель;
ИП;
работодатель.

Пояснение расшифровки росписи трактуется двояко: с инициалами или имя, отчество полностью. Однозначной ошибкой будет отсутствие в расшифровке подписи в трудовой книжке при увольнении сокращенных или полных данных по имени и отчеству ответственного лица.

Запись об увольнении в трудовой книжке

Что делать, если подпись стоит в неположенном месте или вообще отсутствует?

Правила заполнения опираются на Инструкцию № 225, где даны подробные указания о правилах внесения записей. Согласно им, требуется: После заполнения граф – удостоверить внесённые сведения росписью и печатью.

Кадровики и делопроизводители обычно хорошо осведомлены о том, что соответствующую запись об окончании взаимоотношений необходимо закрепить двумя подписями и печатью. Действительность, к сожалению, изобилует примерами нарушения процедуры заверения записи. Это в равной степени относится и к записи в трудовой книжке при увольнении по соглашению сторон.

Как следствие возникают проблемы, требующие дополнительного времени, а иногда и средств.

Во избежание проблемных ситуаций предлагаем разобраться во всех нюансах данного вопроса с помощью тщательного анализа соответствующих правовых норм.