Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный больничный лист: инструкция для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обычный бланк заполняется лечащим врачом и вручается работнику, который в свою очередь отдает его в бухгалтерию на работе. Электронный представляет собой запись в базе Фонда социального страхования. Медработник вносит сведения, ставит ЭП и сообщает человеку только номер.
Оплата электронного больничного листа: как рассчитывается выплата
Помимо того, что нужно понимать, как оплачивается больничный лист, нужно также знать, как оплатить электронный больничный, какие формулы использовать? Напомним, как электронный больничный лист, так и бумажный, оплачиваются абсолютно одинаково.
Выплаты по больничным зависят от размера МРОТ, установленного в стране. Минимальная стоимость дня по больничному начинается от этой суммы.
Для тех работников, у кого официальный общий трудовой стаж более восьми лет, оплачивается больничный лист по стандартной формуле: средний заработок работника Х 24 месяца / 730 дней = стоимость одного дня заработка. Получается, что выплата производится как за отработанный день, то есть в 100-процентном размере.
Для подсчёта общей суммы выплаты достаточно умножить полученный среднедневной доход на количество дней, указанных в больничном.
Если трудовой стаж работника менее восьми лет, то в расчёте выплат по электронному больничному помогут специальные коэффициенты.
При стаже до шести месяцев стоимость одного дня больничного будет рассчитываться от размера установленного на год МРОТ.
При стаже от шести месяцев до пяти лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 60 % от рассчитанной средней стоимости одного дня.
При стаже от пяти до восьми лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 80 % от рассчитанной средней стоимости одного дня.
Что важно: если больничный выдан работнику в связи с профессиональным заболеванием, производственной травмой или в связи с беременностью и родами, то вышеуказанные коэффициенты не применяются. Оплачивается больничный в таких ситуациях в 100-процентном размере.
Средний заработок считается за два года, что предшествовали получению сотрудником больничного.
Оформление электронного больничного.
Помимо бумажной формы, Порядком № 925н предусмотрено формирование больничного листа в электронном виде.
Для оформления листка нетрудоспособности в виде электронного документа лицу необходимо представить документ, удостоверяющий личность, а также страховой номер индивидуального лицевого счета гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета – СНИЛС. Если гражданин согласен на получение больничного на бумажном носителе, достаточно представить документ, удостоверяющий личность (п. 5 Порядка № 925н).
Порядком № 925н предусмотрено отражение в электронном больничном листке по каждому заболевшему члену семьи (п. 45):
-
периода осуществления ухода за ним;
-
условий оказания медицинской помощи;
-
полных фамилии, имени и отчества (при наличии);
-
даты рождения;
-
кода причины нетрудоспособности;
-
родственной (семейной) связи:
-
СНИЛС члена семьи (при наличии);
-
кода по МКБ (Международная статистическая классификация болезней и проблем, связанных со здоровьем).
Код по МБК указывается автоматически при формировании электронного больничного. При этом если медицинская помощь была оказана в связи с такими заболеваниями, как туберкулез, онкология, детская онкология, дерматовенерология, психиатрия-наркология, ВИЧ-инфекция, психические расстройства и расстройства поведения, то код по МКБ не указывается.
Обратите внимание
Установлены случаи, когда листок нетрудоспособности должен быть выдан только в бумажной форме, в частности женщинам, уволенным в связи с ликвидацией организации, если они встали на биржу труда, а их беременность наступила за 12 месяцев до постановки на учет в качестве безработного.
Порядком № 925н установлено, что листок нетрудоспособности может быть продлен электронным больничным, а электронный – бумажным.
Организация должна хранить расчеты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.
Сведения в расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам должны быть подписаны:
-
в бумажном больничном – собственноручной подписью главного бухгалтера или руководителя организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, либо собственноручной подписью уполномоченного лица;
-
в электронном больничном – усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера или руководителя организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, либо усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.
Выдача больничного при карантине.
Раздел о выдаче листка нетрудоспособности в период карантина изменится в связи с распространением коронавирусной инфекции и введением в России ограничительных мер.
В частности, установлено, что листок нетрудоспособности выдается гражданам, которые должны быть временно отстранены от работы или находиться на самоизоляции в случае введения ограничительных мер (карантина) (п. 48 Порядка № 925н).
Получить больничный лист, в том числе по беременности и родам, можно будет без личного посещения врача, с использованием телемедицинских технологий. В этом случае листок нетрудоспособности формируется только в электронном виде. Его сможет выдавать лечащий врач (фельдшер), если:
-
сведения о нем внесены в Федеральный регистр медицинских работников;
-
медицинская организация зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских организаций (п. 50 Порядка № 925н).
Оформление и исправление ошибок.
В отношении бумажного листка нетрудоспособности правила оформления практически не изменились. При этом в Порядке № 925н есть уточнение о том, что если пособие по нетрудоспособности или по беременности и родам лицу напрямую платит ФСС, то работодателю не нужно заполнять строки (поля) «за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено» (п. 73 Порядка № 925н).
Если же работнику оформлен электронный больничный, он сообщает работодателю его номер. По номеру больничного и СНИЛС сотрудника работодатель запрашивает в информационной системе «Соцстрах» сведения о листке нетрудоспособности (п. 72 Порядка № 925н). По полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие.
Если в листке нетрудоспособности выявлены ошибки, то согласно действующему порядку он считается испорченным и вместо него оформляется дубликат.
Пунктом 63 Порядка № 925н установлены случаи, когда дубликат листка нетрудоспособности выдается на бумажном носителе или оформляется в электронном виде:
-
наличие ошибок при заполнении;
-
порча или утрата больничного (до момента выплаты на его основании пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам);
-
изменение причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии.
Какие аргументы для страхователей по переходу на электронные больничные?
С электронных листков нетрудоспособности работник предприятия не сможет его потерять, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.
Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (Фонд проверяет подлинность электронного листка и страхователь, запрашивая его у Фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.
Также в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «ПАРУС» обеспечено взаимодействие работодателей с Фондом по формированию электронных листков нетрудоспособности непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
Одна из причин внедрения электронных листков нетрудоспособности − это борьба с поддельными больничными, так как электронная система практически полностью исключает риск злоупотреблений. Насколько остро сейчас стоит проблема с фальшивками?
В настоящее время достаточно часто встречаются случаи продажи фальшивых листков нетрудоспособности — объявления, листовки, сайты в сети «Интернет», предлагающие оформить «больничный» легко, быстро и просто.
Но это относится как раз к листкам нетрудоспособности на бумажном носителе.
С решением данной проблемы отлично справляется электронный листок нетрудоспособности.
В первую очередь, Фонд социального страхования Российской Федерации в рамках технологии электронного листка нетрудоспособности создаёт единую базу, в которой может видеть электронный листок нетрудоспособности с момента его «открытия» в медицинской организации. Такого преимущества лишены листки нетрудоспособности на бумажном носителе.
Кроме того, выдать поддельный электронный листок нетрудоспособности невозможно, так как Фонд социального страхования Российской Федерации контролирует любые действия с ним. Таким образом, работодатель, работник которого предъявляет для оплаты электронный листок нетрудоспособности, может быть уверен в его подлинности.
Как получить больничный лист в 2021 году
Новый порядок выдачи листков временной нетрудоспособности регулируется приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н. Теперь работник вправе самостоятельно выбирать, какой именно больничный лист ему нужен – электронный или традиционный, на бумажном носителе. При этом электронный больничный оформляется только с письменного согласия пациента.
Больничные сроком до 15 календарных дней включительно выдаются врачом самостоятельно, а при сроках временной нетрудоспособности, превышающих 15 календарных дней, больничный выдается и продлевается по решению врачебной комиссии. Больничный выдается на весь период нетрудоспособности, включая нерабочие праздничные и выходные дни.
Выдача бумажных больничных осуществляется при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Электронный больничный выдается при предъявлении паспорта (другого документа, удостоверяющего личность), а также номера СНИЛС.
Если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности занят у нескольких работодателей и в 2 календарных годах, предшествующих году выдачи листка нетрудоспособности, был занят у тех же работодателей, то ему выдается несколько бумажных листков нетрудоспособности по каждому месту работы.
Получив больничный листок, работник может обращаться за назначением и выплатой больничного пособия.
Порядок и сроки выплаты больничных пособий в 2021 году
Порядок выплаты больничного пособия за первые три дня болезни аналогичен порядку выплаты сотруднику его зарплаты. Пособие будет выплачено работнику в ближайший после его назначения день, установленный для выплаты заработной платы в организации (Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
То есть, за первые 3 дня больничного работник получит деньги либо в день получения зарплаты, либо в день выплаты аванса — в зависимости от того, что наступит раньше. Пособие за первые 3 дня болезни переведут на зарплатную карту работника.
В свою очередь ФСС переведет больничное пособие за весь оставшийся период временной нетрудоспособности, начиная с 4 дня, одним из следующих способов, указанных работником в заявлении:
- на банковскую карту «Мир»;
- на банковский счет;
- через организацию федеральной почтовой связи (Почту России).
Преимущества и недостатки электронного оформления
Нововведение носит всероссийский масштаб и, как доказывает практика, можно уже четко сформулировать положительные тенденции в отказе от использования бумажных бланков. Но, также присутствует и ряд проблемных ситуаций. Основные преимущества и недостатки электронного оформления представлены в таблице ниже.
| + | Участник документооборота | — |
| Отсутствие очередей для получения печатей и подписей; в случае утраты номера документа, повторного обращение к врачу не требуется — информация доступна через личный кабинет | работник | Необходима регистрация учетной записи физического лица в системе; у врача потребуется давать согласие на ввод персональных данных; если период болезни длительный, то выплата пособия возможна только после закрытия всех продлевающих записей |
| Значительное снижение временных затрат на оформление и выдачу дубликатов (сведения о пациенте вносятся единожды), увеличение времени на прием и проведение лечебных мероприятий | врач (медицинское учреждение) | Необходимость в прохождении медицинскими работниками дополнительного обучения для работы в системе информационного взаимодействия; для полной реализации программы потребуется компьютерное оснащение учреждений по всей стране |
| Исключен риск приема фальшивого бланка; можно не распечатывать документы для хранения; если в расчете будут ошибки — из ФСС оперативно поступит сообщение об этом | работодатель | Дополнительно необходимо регистрироваться в личном кабинете; перераспределять обязанности и обучать ответственных лиц компании работе в системе |
| Систематизированный учет и своевременный контроль за сроками выплаты пособия | ФСС | Большая нагрузка разъяснительного характера; потребность в реорганизации существующей схемы взаимодействия |
Информация из электронного больничного в любое время доступна для участников, зарегистрированных в единой базе. Но, полностью исключить влияние человеческого фактора, а также перебои и неполадки в работе системы невозможно.
Инструкция по работе с ЭЛН для работодателя
Для того чтобы работодатель мог полностью работать с системой электронных листков нетрудоспособности, необходимо выполнить специальную процедуру. Если выполнить все те шаги, которые требует Фонд социального страхования от работодателей, признаваемых страхователями, то в будущем работа в системе электронного документооборота с ФСС будет экономить достаточно много времени при обмене данными, что позволит существенным образом упростить весь обмен данными.
Сам процесс работы выглядит следующим образом:
- на подготовительном этапе организации необходимо пройти процедуру регистрации в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах», а для этого – зарегистрировать организацию на Госуслугах, создав ей там учетную запись. Если такая запись была создана, вход в ЕИИС «Соцстрах» будет осуществляться в автоматическом режиме;
- также на подготовительном этапе происходит регистрация организации с заполнением всех необходимых сведений об организации в ЕИИС «Соцстрах». Если такое заполнение сведений не будет осуществлено, организация в лице своих уполномоченных сотрудников не сможет получить доступ к тем обязанностям, которые у нее должны быть для того, чтобы выполнять определенные роли при работе с электронными листками нетрудоспособности;
- на основном этапе происходит распределение вновь возникших обязанностей среди сотрудников работодателя таким образом, чтобы выделить специалиста, ответственного именно за оформление электронных больничных листков, так как данная работа будет требовать достаточно быстро и своевременно реагировать на все изменения, происходящие в системе;
- следующим шагом становится доведение до сотрудников тех изменений, которые произошли в системе оформления больничных листков и будут касаться именно их с указанием положительных сторон такого документа.
После того как все организационные вопросы были решены, необходимо осуществлять переход именно к использованию такого варианта больничных листов.
Электронный больничный в связи с карантином и режимом самоизоляции по COVID-19
С 20 марта по 01 июля 2020 года электронные больничные оформляют в случае ухода на карантин, чтобы не допустить распространения коронавируса. Временные правила оформления документов регламентирует Постановление Правительства РФ от 18.03.2020 № 294.
В постановлении заявлено, что лицо, вернувшееся из страны, где зафиксированы случаи заражения COVID-19, обязано добровольно уйти на карантин. То же самое следует сделать гражданам, совместно проживающим с таким человеком, если они относятся к застрахованным лицам, т.е. за них страховые взносы в ФСС уплачивает работодатель.
Чтобы получить электронный листок нетрудоспособности, гражданин заходит в личный кабинет на сайте ФСС, оставляет о себе данные и передает документы, подтверждающие возвращение из зараженного государства. Больничный открывается автоматически на 14 дней.
Помимо карантина для вернувшихся из-за границы, правительство предложило оформлять больничные листы работающим гражданам старше 65 лет. В Постановлении Правительства от 01.04.2020 №402 чиновники предусмотрели следующий алгоритм открытия документа о нетрудоспособности:
- Работодатель подает сведения о работниках старше 65 лет, которые соблюдают режим самоизоляции (не переведены на дистанционный труд, не отправлены в оплачиваемый отпуск), в ФСС через личный кабинет.
- Человеку автоматически открывают лист нетрудоспособности на период с 6 по 19 апреля.
- Оплата за счет ФСС производится частями (за первые 7 дней — в ближайшую неделю, за вторые — не позже 21 апреля) на карточку работника.
Открывать больничный в электронном виде или на бумажном носителе решает застрахованное лицо, имея право выбора. Давление могут оказывать все участники цепочки взаимоотношений:
- Медицинская организация, поскольку врачу не требуется заполнять печатными буквами гелиевой, капиллярной или перьевой ручкой по клеточкам необходимую информацию.
- Бухгалтерия нанимателя ввиду того, что в случае описок, ошибок или неточностей, допущенных медработниками, ответственность и штрафные санкции при начислении больничного лягут на предприятие.
- Территориальный орган ФСС, косвенным образом оказывая давление на юридическое или физическое лицо – работодателя.
Электронный листок нетрудоспособности: его особенности и причины нововведения
Привычная система бумажных листов нетрудоспособности уходит в прошлое. Почему государство ввело переход на электронный больничный лист? Суть такой реформы понятна, если вспомнить, сколько требовалось ранее усилий для получения средств из фонда социального страхования. Кроме, хождений по кабинетам врачей, процедур, пребывания на стационарном уходе, требовалось много времени для подтверждения достоверности данных больничного.
Печать врача, который подтверждал диагноз, печати и подписи больницы – это минимум час-два времени на очередь и уточнение данных. Кроме того, требовалось передать оформленный документ в бухгалтерию и надеяться, что её сотрудники успеют в срок всё оформить и выплатить пособие.
Большинство крупных частных компаний и прогрессивно настроенных бухгалтерских служб государственных предприятий перешло или запланировало в ближайшее время перейти на онлайн-форму общения с врачами, подтверждающими лечение сотрудника. Это решает минимум три проблемы, с которыми всегда сталкивается экономическая служба предприятий:
- быстрый обмен данными с Фондом соцстрахования для текущей выплаты;
- точный и верифицированный документ, который не поддаётся манипуляциям и посторонним изменениям;
- устранение непродуктивной работы бухгалтеров компании или госпредприятия для проверки и архивирования бумажных документов.
Разъясняет использование и оформление листов нетрудоспособности из-за болезни, федеральный закон, постановления правительства РФ и приказ Министерства здравоохранения и социального развития от 2011 года под номером 624н.
Какой порядок выдачи электронного больничного
Больничный может быть выписан только в каком-то одном виде — либо в бумажном, либо в электронном. Электронный листок нетрудоспособности формируется с письменного согласия работника (ч. 3.2 ст. 59 Закона об охране здоровья, п. 1 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
В качестве продолжения электронного больничного допускается выписать листок нетрудоспособности в бумажном виде и, наоборот, сформировать электронный больничный как продолжение листка нетрудоспособности на бумажном носителе (п. 14 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
Электронная форма больничного не позволит работникам потерять или испортить (например, помять, порвать) документ.
Кроме того, система электронных больничных исключает представление работниками поддельных документов. Дело в том, что ФСС РФ проверяет подлинность электронных больничных. Работодатель, запрашивая больничный у фонда, получает для оплаты проверенный документ (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).
Рекомендуем предупредить работников о готовности организации принимать электронные больничные. Если работник представит электронный больничный работодателю, у которого нет технической возможности его принять, это послужит основанием для замены на бумажный вариант (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)», Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-13462).
Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах» (п. 3 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного).
Что собой представляет электронный больничный лист в 2021 году
В случае потери трудоспособности (а также вынашивания ребенка и его дальнейшего рождения) работник, временно неспособный выполнять свои обязанности, обращается в соответствующее лицензированное медучреждение для получения больничного листа с целью подтвердить отсутствие на рабочем месте и получить полагающуюся компенсацию (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития РФ от 29 июня 2011 № 624н). По факту выздоровления он демонстрирует документ нанимателю.
Электронный больничный ничем не отличается от бумажного аналога – регламентируется ФЗ № 255, имеет привычные графы, поля, также должен визироваться. Разница состоит лишь в том, что формируется и хранится он в специализированной информационной базе и заверяется усиленной электронной цифровой подписью (ЭЦП) (как лечебной организации, так и ответственного за лечение врача, а, в дальнейшем, еще и управленца).
В качестве основной цели его введения заявлено упрощение документооборота участников процесса подтверждения и оплаты временной нетрудоспособности и освобождение от бумажной волокиты врачей для выполнения ими своих непосредственных лечебных функций.
Что касается обязательности его применения всеми работодателями, то на сегодняшний день присоединение к программе – дело сугубо добровольное.
Наниматель, отказавшийся принять в ней участие, вправе направить подчиненного на переоформление документа, если тот предоставляет его в электронном виде. Врач должен отметить в электронном листке факт прекращения его действия и выдать бумажный аналог (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Таким образом, резкого перехода на такой формат больничного не предвидится, а привычные бумажные бланки будут утрачивать свою юридическую силу постепенно. Конечная дата тотальной оцифровки ни в одном документа не приведена.
Что это такое вообще?
Начнем с того, что электронный больничный лист – полноценная замена бумажного аналога, только без физического носителя. Электронный больничный хранится в системе Фонда социального страхования (ФСС) и фактически не попадает в руки ни сотрудника, ни работодателя – все заполняется онлайн, даже скачивать документ не надо.
Инициативу эту ФСС начал продвигать в 2017 году, но первое время продвигалась она вяло, потому что и сам формат находился в экспериментальном виде, и больницы довольно долго переходили в новый режим работы. Активная фаза внедрения началась в 2019 году, к этому времени ФСС успел внедрить возможность расчетов и выплат со своей стороны, так что поводов перейти на «электронку» прибавилось.
Как вы могли догадаться, в 2020 году электронные больничные оказались весьма кстати, и те организации, которые раньше не успели подключиться к системе, спешно начали переходить на электронный документооборот. В апреле 2020 года поставили рекорд по выдаче листков нетрудоспособности в новом формате.