Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Для чего и кому может понадобиться копия трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нам нужно подтвердить свою занятость в различных организациях. Например, в банках обычно не выдают даже небольшие кредиты, если человек не может предоставить документ, подтверждающий его занятость. Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно.
Куда нужна копия трудовой книжки?
Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.
Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки
В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:
- часть или вся информация в книжке заполнена карандашом, а значит, может быть просто подделанной;
- в образце присутствуют ошибки, исправления, подтеки и другие недочеты, указывающие, что документ может быть поддельным;
- образец поврежден, из него вырваны страницы и есть другие серьезные проблемы, из-за которых невозможно разобрать запись;
- имеются подделанные или скопированные подписи руководителей (невозможно уточнить их подлинность);
- данные в трудовой книжке оформлены неправильно, есть неточности;
- оригинал трудовой книжки не предоставлен нотариусу для сравнения с данными копии.
Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.
Трудовая книжка утеряна работником
Потеря трудовой книжки — это серьезно. Это не как с паспортом, который можно восстановить в течение месяца, подав обращение на сайте государственных услуг. В данном случае не получится купить новый бланк и просто заполнить его заново. Если трудовая книжка утеряна, вам придется очень долго и кропотливо собирать сведения о своем стаже, трудовых перемещениях и соответствующих приказах и распоряжениях у всех работодателей.
Хорошо, если вы сменили не так много мест работы или же только начали свою трудовую деятельность — тогда вам не нужно делать слишком много движений для восстановления трудовой книжки. Но если вы постоянно меняли места работы или (еще хуже) переезжали в другой город, то мы вам не завидуем. Остается только собирать, собирать и собирать. И, как вы понимаете, далеко не все работодатели с удовольствием копаются в архивах и предоставляют данные о вашем стаже. Но это все детали. Мы же расскажем, что вам нужно сделать, если трудовая книжка потеряна по вашей вине.
Итак, трудовая книжка потеряна. Куда идти, к кому обращаться в первую очередь? Мы изначально подразумеваем ситуацию, что потерянная книжка может быть только у уволенного работника, так как во время трудоустройства работодатель обязан хранить документ у себя (в сейфе). Трудовую книжку нельзя выдавать на руки работнику, делать это запрещено даже в тех случаях, когда сотруднику требуются трудовые сведения для вышестоящих инстанций (налоговая инспекция, Пенсионный фонд). Кадровик оформляет заверенную копию по запросу. И хорошо бы, чтобы она у вас осталась. Тогда вам фактически ничего не придется делать — если потерян оригинал трудовой книжки, то просто передайте официальную копию новому работодателю.
Если же у вас нет никаких документов, подтверждающих ваш стаж, обращайтесь в кадровую службу предыдущего работодателя и пишите заявление. В обращении указывайте, что трудовая книжка потеряна, описывайте обстоятельства, при которых это произошло, и запрашивайте кадровые сведения. Если у вас остались ваши экземпляры договоров и дополнительных соглашений с работодателем, расчетные листки с указанием должности и начислений, приказы о кадровых перемещениях (ну а вдруг!) — отлично, прикладывайте их в дополнение к заявлению, это ускорит процесс восстановления утерянной трудовой книжки.
Важный момент — никто не будет заново расписывать каждый период работы и каждое кадровое передвижение. Вам нужно подтвердить трудовой и страховой стаж (а для этого и нужна трудовая книжка), кадровик будет вносить записи блоками и ссылаться на распорядительные документы. Именно поэтому всегда важно иметь на руках копию трудовой, заверенную не только работодателем, но и нотариусом. И если вы потеряли трудовую книжку, вам придется:
- Решить, что вы хотите делать. Завести новый документ или восстановить старый — решаете только вы. И действительно, если в трудовой зафиксировано несколько незначительных должностей, а стаж составляет от силы год, то нет смысла гоняться за такими сведениями. Если же страховой стаж значительный и в будущем повлияет на пенсионные начисления, то восстановить документ действительно необходимо.
- Обратиться к предыдущему работодателю (начальнику кадровой службы) за восстановлением трудовой. Точнее, за оформлением дубликата. Вот что должен делать работник по закону — если вы обнаружили пропажу трудовой книжки, незамедлительно пишите заявление работодателю по последнему месту работы (пп. 31–32 ПП РФ № 225 от 16.04.2003). Кадровик оформляет дубликат в течение 15 дней. В документ вносят сведения о непрерывном стаже и награждениях у всех предыдущих работодателей, а также информацию по последнему месту работы. Записи вносятся в обобщенном виде и со ссылками на распорядительную документацию.
- Попросить оформить трудовую у нового работодателя. Если вы устроились на новую работу, но при этом ваша трудовая книжка потеряна, вот что вы можете сделать — написать заявление об оформлении нового регистра на имя руководителя (ст. 65 ТК РФ). Если ваше обращение будет обоснованным и аргументированным, вам не откажут. Но учтите — сведения о предыдущем стаже никто туда вносить не будет. Вам оформят новый документ, где первой строкой будет стоять запись о приеме на работу именно у этого работодателя.
Все эти правила касаются не только потери, но и порчи трудовой. Если сведения восстанавливаются, то делается это так: приобретается новая трудовая книжка, на первой странице бланка строгой отчетности в правом верхнем углу указывается «дубликат», сведения о сотруднике формируются в соответствии с персональными документами (паспорт, диплом об образовании), информация о стаже заполняется по локальным распорядительным документам. Стаж у другого работодателя отмечается в обобщенном виде.
Но есть еще один нюанс. Что делать работнику, если трудовая книжка требует срочного восстановления, а предыдущий работодатель ликвидировался? Первый вариант — проверить, была это окончательная ликвидация или же реорганизация. Если бывший работодатель реорганизовал свою структуру и присоединился к другой компании, то восстановить документы вполне возможно. В случае окончательной ликвидации все документальные регистры (в том числе и кадровые документы) передаются в городской/районный архив. Бывший работник может обратиться в архивную службу и восстановить данные по кадровым перемещениям. Приказы, трудовые договоры, зарплатные ведомости с указанием должности, расчетные листы, табеля учета рабочего времени — все это основания для включения сведений в дубликат трудовой.
Если же бывший работодатель до сих пор активно функционирует и отказывается предоставить вам необходимую информацию, пишите жалобу в Региональную трудовую инспекцию и подавайте в суд. Судебные органы обяжут руководство не только восстановить положенные сведения, но и выплатить компенсацию в размере упущенной выгоды за все то время, что вы не работаете по причине отсутствия трудовой книжки, а также погасить юридические и моральные издержки.
Варианты изготовления копии трудовой книжки
Есть 2 варианта изготовления копии трудовой книжки.
1 вариант: на всех откопированных страницах ставятся отметка «Копия верна» и дата, расписывается уполномоченное лицо, расшифровывается его подпись, ставится печать организации (индивидуального предпринимателя). Данный способ используется чаще всего.
2 вариант: все откопированные страницы прошиваются, на обороте приклеивается отрезок чистой бумаги на место сшивки. На нем пишется, сколько прошито и пронумеровано страниц, ставится отметка «Копия верна», дата, подпись уполномоченного лица, расшифровка подписи (фамилия и инициалы), печать организации (индивидуального предпринимателя).
Если копия трудовой книжки делается по основному месту работы, на копии страницы с последней записью ответственное лицо записывает: «работает по настоящее время», ставит подпись с расшифровкой, дату и печать.
Важно:
- В том и другом случае копии (сделанные на ксероксе, сканере или распечатанные – значения не имеет) должны быть разборчивыми и читаемыми, иначе их могут не принять.
- Копии снимаются со всех страниц, где есть записи, включая вкладыш в трудовую книжку и титульный лист.
- Следует заранее узнать в той инстанции, куда предоставляется копия, в каком формате она им нужна, можно ли делать несколько копий страниц трудовой книжки на одном листе формата А4. Для некоторых организаций это принципиально важно.
- Для внесения записи о соответствии копии оригиналу могут использоваться штампы, а также может ставиться печать – как организации, так и ее структурного подразделения. Например, «ООО “ЛИМИТ” отдел кадров».
В настоящей статье перечислены все основные правила заверения копии трудовой книжки, которые помогут сэкономить ваше время и силы.
Как лучше заверить копию трудовой книжки для Пенсионного фонда
Заверить ксерокопии имеет право либо нотариус, либо сотрудник Пенсионного фонда, либо доверенное лицо организации, в которой вы работали в последнее время.
Не нужно забывать, что заверка копии у нотариуса требует затрат времени и денег. Чтобы правильно оформить данный документ, надо последовательно выполнять следующие действия: Необходимо снять копии со всех станиц, причем каждую страницу, включая титульный лист, на отдельном листе формата A4. Нужно проставить на каждом листе надпись или штамп «Копия верна», затем – дату и подпись ответственного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии.
Следует поставить печать предприятия так, чтобы в ее поле попал текст отксерокопированного документа и подпись.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки
Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.
Еще почитать: Сколько времени занимает замена прав через госуслуги
Взяла на работе отгул, чтобы поехать в отдел соцзащиты населения. Мне как маме положены некоторые выплаты, но я не о том. В кабинете инспектора наблюдала неприятнейшую ситуацию. Девушка за соседним столом обратилась за получением субсидии на жилье, были собраны документы, все предоставлено, декларации заполнены.
Где заверить копию трудовой книжки безработному
Для оформления документов необходима копия трудовой книжки, в главном управлении мчс, в котором я прохожу службу по контракту, даны разъяснения: трудовая книжка заполняется при увольнении со службы, и получить копию сейчас не представляется возможным, насколько это правомерно,на основании каких законов, положений и пр.? ведь везде говорится об определенном сроке заполнения трудовой книжки. В организации, где я работал, работодателем была утеряна моя трудовая книжка. Я предоставил сохранившуюся копию трудовой книжки. Мне пообещали восстановить. Недавно я уволился. В день увольнения мне был выдан дубликат трудовой книжки с переписанными с копии местами работы. Справок, подтвердающих факт работы, мне не предоставили. Подскажите, как мне поступить?
Обратите внимание => Кто имеет право на субсидии и льготы в тольятти
Новые правила получения копии
Как заверить копию трудовой книжки, знает далеко не каждый сотрудник. Проще обстоят дела, если процедуру проводит нотариус, а вот отдел кадров может допустить ошибку. В первую очередь надо лично обратиться к специалисту и озвучить необходимость получения бумаги. Иногда заявление оформляется письменно, так как в компании работает большое количество человек и требуется указать причину. В ней обязательно пишется число листов в документе и их номера. Выдается готовый результат по истечению 3-х дней. Основные нюансы оформления:
- Копия делается в настоящем размере, без масштабирования или других изменений первоначального формата.
- Не стоит делать цветные сканы, так как картинка всегда меняет размер, что может стать причиной сомнений в предоставленных сведениях.
- На бумаге указываются реквизиты компании, печать, инициалы и подпись уполномоченного лица.
- Если сотрудник не уволен, делается запись «Работает в компании на момент оформления записи», дополнительно указывается должность.
- Число на момент подписания и номер в книге учета.
Если сотрудник работает по настоящее время, как правильно заверить трудовую книжку надо знать в первую очередь ему самому. Так как по обновленным нормативам на бумаге делается отметка о месте нахождения оригинала, а об этом знают далеко не все специалисты. Ее отсутствие делает выданный документ недействительным.
Заверять копии имеет право далеко не каждый сотрудник. Если в организации нет отдельного кадрового подразделения, то подписи ставит главный бухгалтер или руководитель предприятия, в остальных случаях управляющий отдела.
Для чего нужна копия трудовой книжки?
Копия трудовой также может понадобиться для устройства на дополнительную работу, поскольку предоставить второму работодателю оригинал невозможно. Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации.
Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров.
Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии. Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Дайте трудовую книжку!
Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:
- если работник обратился в банк за кредитом;
- при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
- при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
- при усыновлении ребенка;
- в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
- при гражданских и судебных разбирательствах;
- для восстановления утерянного оригинала;
- при оформлении на работу по совместительству;
- для составления резюме при поиске новой работы;
- при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.
Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.
Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.
Делаем копию правильно!
Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.
Правила:
- На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
- Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
- На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
- Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и о.
- Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
- Печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.
Копия для банка (особенности)
При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:
- место работы;
- стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
- уровень платежеспособности и кредитоспособности;
- подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.
Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.
Важные моменты:
- Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
- Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.
Обратите на них внимание, иначе вам могут отказать, например, в выдаче кредита.
Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным. При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.
Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:
- для оформления ипотеки;
- для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
- для получения доступа к продуктам с господдержкой.
Как заверить трудовую для банка
Копия трудовой книжки для банка должна быть заверена соответствующим образом. Заявление на выдачу копии отдаётся в отдел кадров, там его рассматривают.
Оснований для отказа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому, если сотрудник отдела кадров отказывает работнику в выдаче копии документа, отказ должен быть представлен в письменном виде и быть обоснован.
Причин для отказа быть не должно, поэтому сотрудник отдела кадров сразу же приступит к оформлению копии. Для этого он снимает копии со всех страниц документа, начиная с титульного листа. Копии делаются с помощью копировального аппарата. Можно сделать ксерокопию, а можно снять скан документа. И тот и другой вариант подходит для банка. После этого нужно скрепить все копии в порядке нумерации, как в оригинале. На каждом листе ставится печать организации. Особое внимание стоит обратить на печать! Это не простая печать «для документов» или «для пакетов», а основная печать предприятия, на которой указаны все основные сведения о нём.
Обязательно нужно написать на каждой странице «копия верна». Делает это ответственный сотрудник отдела кадров. Эту надпись он заверяет своей подписью, а рядом ставит расшифровку. Не стоит забывать, что нужно проставить и число, когда была выдана копия.
На последней странице копии делается запись, что данный сотрудник до сих пор работает в данной организации. Здесь указываются ФИО работника и его должность.
Оформляем копию трудовой книжки: инструкция для работника: образец, заявление, сроки действия
Как раз потому нужна заверенная копия.
Тогда потенциальные работодатели могут запросто увидеть опыт своего будущего сотрудника. Порой бывает, что сотрудник или же работодатель потерял трудовую.
В этом случае рекомендуется ее восстановление. Если отсутствует копия документа, данная операция занимает много времени.
Если у сотрудника есть заверенная копия, это реально осуществить лишь за 1 день. Поэтому следует позаботиться о наличии такого документа заблаговременно.
Обычно трудовая нужна при обращении к банку за кредитом.
- Копии снимаются со всех страниц документа и скрепляются между собой: степлером либо прошиваются нитками.
- Основные правила, как заверить трудовую книжку, отображены в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003. На каждой странице ксерокопии ставится:
- круглая печать;
- словосочетание «копия верна»;
- дата, должность, подпись и расшифровка ответственного за изготовление документа лица.
- На последнем листе пишут: «работает по настоящее время». Рядом проставляется: круглая печать, подпись, должность и расшифровка ответственного лица.
- Нельзя осуществлять заверение трудовой книжки с исправлениями.
Заверенная копия с надписью «работает в настоящее время»
для оформления зп сейчас не нужна копия для работающих граждан 🙂
спорить не буду :)), но у меня не просили и в перечне документов на сайте фмс ее нет, достаточно заверенной ок анкеты
сказать, что для оформления загранпаспорта.
хотя на собеседованиях ни разу не требовали книжки. для этого есть резюме.
обычно копия трудовой нужна при приеме в гос учреждения: милиция, суд (в первом работаю, во второе устраиваюсь!)
В перечень документов, предъявляемых для трудоустройства, копия трудовой книжки не входит. Поэтому по совместительству предоставлять ее не нужно.
Вместе с тем, работодателю по совместительству иногда необходимо получить такой документ для подтверждения стажа при расчете соцпособия, например. В этом случае сотруднику следует обратиться к своему основному работодателю с заявлением на выдачу копии трудовой.
В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах. И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа. В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.
Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.
В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.
Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.