Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не забудьте, что главный бухгалтер во время передачи дел все еще остается лицом, ответственным за формирование и отправку отчетности, соблюдение порядка ведения кассовых операций, расчеты с контрагентами и т.д., в зависимости от должностной инструкции. И должен продолжать эти обязанности выполнять.
Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера
По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?
Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.
Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:
- правильность регламентированного учета налогов;
- своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
- обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).
Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
Существуют различные варианты бухгалтерского аутсорсинга, которые часто зависят от масштаба организации. Они могут отличаться количеством услуг, которые предоставляет исполнитель. В перечень могут входить не только налоговый и бухучет, как наиболее часто встречающиеся услуги для заказа, но и прочие функции главного бухгалтера, а также ведение участков зарплаты или авансов.
Встречаются случаи, когда в выбранную комбинацию клиент хочет включить также и юридическую поддержку, оптимизацию финансовых расходов (например, сменить систему налогообложения для снижения суммы уплачиваемых налогов), а также кадровый учет и прочее.
Также возможны варианты, когда аутсорсинг является дополнением к штатной бухгалтерии, либо компания предпочитает передать все функции полностью на аутсорсинг.
Для осуществления наиболее правильного выбора следует тщательно взвесить возможности организации и выгоды в случае перехода.
Основные разделы договора
В договоре должны содержаться следующие разделы:
- Предмет договора, то есть указываются те услуги, которые аутсорсинговая компания будет предоставлять.
- Объем работ и их стоимость. Составление такого раздела договора потребует особого внимания. В нем будет указаны конкретные функции, которые передаются аутсорсеру, объем, в котором они передаются и какую оплату они за это получат.
- Ответственность сторон. В разделе указывается какая ответственность грозит аутсорсеру в случае нарушения сроков сдачи заказа, либо в случае выполнения услуг некачественно. Штрафные санкции и неустойки указываются в точных размерах, либо в конкретных суммах.
- Порядок разрешения возможных конфликтов. Раздел содержит порядок досудебного урегулирования спорных вопросов. Здесь также указывается информация о том, где именно будет проводиться разбирательство, если самостоятельно урегулировать вопрос не получается.
- Сроки. Здесь указывается срок действия договора. Если не предусматриваются особые условия, то договор обычно заключают на 1 год с возможностью его продления.
- Порядок расторжения договора, внесение корректировок. В разделе предусматривается возможность внесение дополнительных условий в соглашение. Например, в случае добавления новой услуги. Также здесь описывается порядок, по которому происходит расторжение договора.
- Иные условия.
Помимо этого, в договоре должны указываться реквизиты сторон, а также подписи должностных лиц компаний.
Специфика бухгалтерского аутсорсинга
- Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
- Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
- Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
- Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
- Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.
Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?
В услугу аутсорсинга бухгалтерии может входить:
- подготовка политики учета;
- оформление документов сотрудников, поступающих на работу;
- расчет зарплаты и взносов;
- работа с отчетностью;
- расчет налогов;
- сдача деклараций;
- создание поручений по платежам;
- ведение регистров;
- сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);
- опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.
Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.
Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:
- регистрация компании;
- ведение кадрового учета;
- ИТ-поддержка;
- выбор режима налогообложения;
- юридические консультации;
- составление и проверка условий договоров;
- ведение учета финансов и управления;
- охрана труда.
Когда нужен аутсорсинг
В первую очередь, стоит понять, есть ли у бизнеса необходимость в аутсорсинге. Нередко компания делегирует часть бизнес-процессов не из-за того, что в этом есть большая потребность, а по той причине, что у персонала недостаточно ответственности или понимания того, как вообще должна выполняться делегируемая задача. В результате возникает ситуация, в которой не приходится говорить об эффективном управлении персоналом на аутсорсинге – недостаточно компетентности.
Всерьез задумываться об аутсорсинге бизнес-процессов следует в перечисленных трех случаях:
- У компании есть четкая система прозрачных бизнес-процессов, но недостаточно сотрудников или компетентности для увеличения эффективности выполнения этих задач.
- В структуру организации внедряется новый процесс, который не относится к основным и вполне может делегироваться внешнему исполнителю при условии надлежащего контроля.
- Компания недавно начала свое развитие, и есть возможность передать на аутсорсинг практически все процессы, которые не принимают прямого участия в развитии бизнеса.
Правильный выбор и грамотное управление деятельностью аутсорсера открывает возможности:
- экономия времени и денег на поиск и трудоустройство своего штата;
- снижение административной и финансовой нагрузки на организацию;
- минимизация трудовых и налоговых рисков, лежащих на компании;
- гарантия того, что бизнес-процессами займутся компетентные кадры;
- нет необходимости заключать трудовые договоры с сотрудниками.
Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)
1 этап — заключение договора на оказание услуг
Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:
- обязанности и ответственность сторон;
- распределение зон ответственности сторон;
- список услуг и их стоимость;
- перечень документов, необходимых для всех видов операций;
- порядок и сроки передачи документации;
- доступ к информации;
- гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
- порядок передачи базы данных при расторжении договора.
При этом, в договоре обязательно прописываются и обязанности клиента, которые он должен соблюдать. Если компания-заказчик не выполняет свои обязательства, то компания-аутсорсер не сможет обеспечить полноту учета и не будет нести финансовую ответственность по штрафным санкциям от контролирующих органов.
2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:
- для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
- для партнеров – счета, накладные, акты;
- проекты договоров с замечаниями и предложениями.
3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:
- Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
- Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
- Забрать документацию и актуальную копию базы данных.
Бухгалтерский аутсорсинг в России
Почему, несмотря на все преимущества бухгалтерского аутсорсинга он не имеет широкого распространения в нашей стране?
Одной из причин является то, что компании боятся потерять контроль над ситуацией, избегают посторонним доверить коммерческую тайну.
Ведь бухгалтерский учет – это источник финансовой информации, необходимой для эффективного управления предприятием. Не каждый сможет передать свои финансы в «чужие руки». Зачастую руководители предприятий, не заинтересованы в какой – либо открытости учетной информации, так как деятельность некоторых носит полулегальный характер.
В современных условиях бухгалтерский аутсорсинг особенно актуален для российских компаний. Возможность уделять развитию бизнеса больше внимания, искать новые рынки сбыта продукции, расширять ассортимент и при этом переложить рутинную работу на соответствующего специалиста – это удобно и выгодно для предприятия.
На сегодняшний день очень трудно найти грамотного, высококвалифицированного специалиста — бухгалтера, который бы отвечал всем требованиям руководства. Гораздо проще подойти к решению этой проблемы с помощью аутсорсинговой компании, сэкономив силы, время и средства.
Дарья Страховская
На что обратить внимание при подписании договора на аутсорсинг
Особое внимание при подписании договора на аутсорсинг следует обратить на конфиденциальность. Конфиденциальность предполагает соблюдение коммерческой тайны, а также сохранение анонимности всех сотрудников, с кем контактирует аутсорсер.
В договоре также следует предусмотреть определенные требования к квалификации профессионального опыта специалистов компании-аутсорсера, которых планируется привлечь к решению вопросов заказчика.
Для того, чтобы минимизировать налоговые риски, в договоре следует предусмотреть требования о страховании рисков в соответствии с законодательством. Это указывается в таких пунктах договора, как предмет договора, порядок предоставления услуг, сроки договора и т.д. все указанные разделы следует сформулировать как можно конкретнее, без неточностей, так как в случае судебного разбирательства это может вызвать споры.
Также в договоре следует указать о корректности документального оформления предоставляемых услуг, то есть счета-фактуры, актов и т.д.
Как выбрать бухгалтерию на аутсорсинге
В последнее время многие компании предпочитают не нанимать бухгалтера в штат, а пользоваться услугами компаний в формате аутсорсинга. Это дешевле найма собственного бухгалтера, в этом случае не нужно покупать специальные бухгалтерские программы, снижаются риски ошибок и т.д.
Если вы решили остановить свой выбор на аутсорсинговой компании, то рекомендации по её выбору будут такими:
Отдавайте предпочтение компании, которая существует не первый год. По статистике, ежегодно открываются сотни новых бухгалтерских организаций, но до второго года доживает лишь одна из пяти. Вероятность того, что новая компания не только выживет, но и окажет вам качественные бухгалтерские услуги, намного меньше этих 20%.
Внимательно изучите список клиентов бухгалтерской компании. О компании говорят её клиенты. И если фирма работает уже не первый год, но никакой информации о клиентах нет на сайте или вам отказываются назвать хотя бы некоторых из них – это тревожный сигнал. То, что клиенты требуют конфиденциальности и запрещают их упоминать – плохая отговорка. Практика показывает, что такие клиенты действительно есть, но их количество не превышает 10-15%. Остальные без проблем согласятся, если на сайте бухгалтерской организации будет размещена информация о них.
Советуем обращать внимание на наличие отзывов. Прекрасно, если на сайте есть не только список клиентов, но и отзывы от них. Это может казаться банальным, но чтобы получить рекомендации от крайне занятых директоров и владельцев бизнеса, надо сделать для них что-то действительно полезное и ценное.
Уточните, есть ли у организации клиенты, занимающиеся бизнесом, схожим с вашим. Можно ли связаться с кем-то из них, чтобы получить обратную связь о том, как им работается с данной организацией?
Уточните политику работы с вашей бухгалтерской базой. Ещё несколько лет назад политика работы с бухгалтерскими базами у 90% аутсорсинговых организаций была следующей – никогда и ни при каких обстоятельствах не отдавать их клиентам. Сейчас ситуация постепенно улучшается, но до сих пор две из трёх бухгалтерских фирм будут до последнего сопротивляться, чтобы не отдать вам вашу базу. Поэтому не рекомендуем работать с такими организациями.
Идеальный вариант, если политика выбираемой вами бухгалтерской компании в этом вопросе такова: «ваша бухгалтерская база 1С – это ваша собственность». И то, что её ведёт бухгалтер в другом офисе, ничего не меняет. Если вам по какой-то причине потребовалась ваша база – вам её предоставят в течение одного рабочего дня. Кроме того, в случае необходимости вам могут предоставить удалённый доступ на сервер, где находится база.
Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг
Если клиенты не видятся со своим удаленным бухгалтером и отправляют ему первичку через сервисы или по почте, они начинают забывать о бухгалтере и его работе. Порой это вызывает вопросы: “Что делает мой бухгалтер и за что я ему плачу?” Так в глазах предпринимателя снижается ценность бухгалтера.
Решение. Объяснить, что “незаметность” бухгалтера — это хороший признак. Значит, в бухгалтерии все в порядке: налоги платятся правильно, отчеты сдаются вовремя, первичка передается в срок. А вот если бы бухгалтер действительно ничего не делал, то предприниматель быстро бы узнал об этом по требованиям из налоговой, штрафам, блокировке счета и запросам на документы от самого бухгалтера. Повысить ценность работы бухгалтера помогают и управленческие отчеты: даже одна простая таблица, которая по итогам месяца показывает клиенту его доходы, расходы и ближайшие платежи, заметно повышает лояльность предпринимателя.
Конечно, острой проблемой смена режима становится, когда чиновники отменяют популярный налоговый режим, как было в конце 2020 года. Но и в “мирные” времена клиенты просят рассчитать для них затраты на разных налоговых режимах: кто-то расширяет бизнес, кто-то ищет более выгодную систему налогообложения. Такие консультации трудозатратны, потому что клиенты хотят разобраться во всех тонкостях, при этом испытывают явное сопротивление переменам.
Решение. Терпеливо и аккуратно разъяснять перспективы, заранее подготовиться к непростому общению. Плюс таких консультаций: они помогают укрепить авторитет специалистов бухгалтерии у текущих клиентов, повысить их лояльность и приобрести новых заказчиков.
Многие предприниматели сами ведут товароучет в таблицах Excel или бумажных тетрадях. Бухгалтеру приходится раз в месяц или квартал сверять данные и запрашивать недостающие документы. Когда клиенту предлагают приобрести товароучетную систему, которую можно интегрировать с бухгалтерским сервисом, нередко следует реакция: “Вам бы лишь бы что-нибудь купить!”
Решение. Пояснять плюсы товароучетной системы на примерах, опираться на опыт самого предпринимателя. Можно уточнить, сколько времени клиент тратит на ведение таблицы или тетрадки по товароучету, как сводит данные, какими формулами пользуется. Тогда можно показать, сколько времени сэкономил бы предприниматель с товароучетной системой, в которой нужно только нажать кнопку для получения результата, сколько полезных и нужных задач он бы решил в освободившееся время.
Некоторые клиенты считают, что главное — заплатить налоги, при этом не переплатить, а бухгалтерский учет неважен. Такие клиенты могут неаккуратно передавать первичку и настаивать на снижении суммы налога любыми методами. Бывает сложно убедить в обратном предпринимателя, пока он не столкнется с проблемой: например, нужно оформить кредит, а бухгалтерская отчетность не соответствует критериям банка.
Решение. Сблизить бухгалтерский и управленческий учет: у предпринимателей есть потребность в управленческой отчетности. Многим нужны именно стройные таблицы с цифрами, в которых они найдут важные для них суммы расходов, доходов, предстоящих платежей и суммы, которые можно изъять из бизнеса на личные нужды. Тогда клиенты начинают ценить бухгалтерский и управленческий учет и охотнее сотрудничают с бухгалтером.
Итак, обсуждение самых частых проблем аутсорсеров показало: не только терпение и дипломатичность помогают бухгалтеру налаживать отношения с клиентами. Очень важно понимать мотивацию предпринимателя и “играть на его поле”.
Возможен ли осмотр в обслужке
Вопрос. Как обезопасить обслуживающую бухгалтерию от осмотра налоговиков, ведь у нас много документов по другим фирмам, кроме той, в которой налоговики проводят налоговую проверку?
Валентина Павлова, Красноярск
Ответ. Елизавета Кобрина, эксперт системы Контур.Экстерн.
Напомним, обслуживающая бухгалтерия — это организация, которая оказывает сторонним юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям услуги по бухгалтерскому сопровождению.
Безопасность бизнеса «обслужки», как и любой другой организации, зависит от того, знает ли организация свои права и обязанности. Налоговые проверки у фирм, для которых ведут учет обслуживающие бухгалтерии, не дают оснований для проведения осмотров в самой «обслужке». Осмотр возможен, только если налоговая проверка идет по вашей организации, то есть по обслуживающей бухгалтерии в нашем случае (пункт 1 статьи 92 НК РФ).
К тому же, сторонняя налоговая инспекция не может проводить осмотр у налогоплательщика, который не состоит в ней на налоговом учете (п. 11 Письма ФНС России от 14.10.2019 № СА-4-7/21065. Также недопустимо делегировать налоговой инспекции, в которой состоит на учете обслуживающая бухгалтерия, право осматривать помещения, документы или предметы. Если даже предположить, что инспекция решится на «незаконный» осмотр, вы вправе не пускать проверяющих к себе на территорию.
За что несет ответственность заказчик
Заказчик несет юридическую ответственность за следующие моменты:
- Законность хозяйственной деятельности
Это значит, что ваш бизнес и способ его ведения должен быть полностью законными. Конечно, соблюдать закон или нарушать – это ваш личный выбор. Но добросовестная аутсорсинговая компания не станет браться за бухгалтерские дела компании, если есть сомнения в законности ее деятельности. А что касается недобросовестных аутсорсеров, то в этом случае повышается риск, что они вас в какой-то момент подведут - Организация ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета
По закону, это полностью ваша зона ответственности. Даже, если ошибки были допущены аутсорсером, отвечаете за них перед контролирующими органами вы. Однако если договор с аутсорсером составлен правильно, то аутсорсер отвечает перед вами - Исполнение обязанностей налогоплательщика
Аутсорсер не несет никакой ответственности за то, платите ли вы налоги или нет - Организация хранения документов
Ваша компания – ваша документация.Даже если она храниться у аутсорсера, вы несете за нее ответственность. Конечно, хранить ее в чужом офисе иногда гораздо удобнее. Но в таком случае необходимо получить от «хранителей» четкие гарантии, что с вашими документами ничего не случится. А если случится, то, каким образом потеря будет вам компенсирована – например, кто будет оплачивать восстановление документации.
Бухгалтерский аутсорсинг или штатный специалист: что лучше и дешевле?
Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.
Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.