Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Порядок хранения трудовых книжек

Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.

Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.

При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).

* * *

Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).

В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:

• основное общее,
• среднее общее,
• среднее профессиональное,
• высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Правила внесения записи в трудовую книжку

Исполнение требований Инструкции, содержащей нормы по заполнению документа о трудовой деятельности, является обязательным для всех работодателей. Она содержит правила внесения записей, которые производятся:

• ручкой шариковой или гелевой чернилами темного цвета, допускается использование перьевой ручки. Могут быть использованы только три цвета: синий, черный, фиолетовый;
• на основании приказа-распоряжения о приеме на работу и полным соответствием с ним;
• указывается наименование организации полностью или сокращенно так, как разрешено Уставом, из приказа переносятся данные о структурном подразделении, должности, отделе, дате приема и номер документа;
• без сокращения слов;
• наименование работодателя должно быть списано строкой выше основной записи с данными о дате приема, эта строка не имеет нумерации;
• знаки препинания не должны присутствовать в записях о трудовой деятельности;
• вносятся только те данные, которые предусмотрены Инструкцией.

Особое внимание необходимо уделить в случае, когда должность попадает в списки для права на досрочное назначение пенсии. Она должна быть правильно поименована в штатном расписании, приказе о приеме на работу и, как следствие, в трудовой книжке. Если запись будет внесена неверно, гражданину придется доказывать, что он выработал стаж, попадающий под льготные категории.

Например, в квалификационном справочнике должность «рентгенолаборант» дает право на досрочный выход на пенсию, но запись в книжке «рентгенолаборантка» ему не соответствует. Кадровый работник должен обратить на это внимание и внести формулировку правильно.

Существуют требования и к заполнению графы о дате приема на работу. Они вносятся:

• цифрами арабскими;
• дата и месяц в двухзначном формате;
• год в четырехзначном формате.

Внесение в трудовую книжку сведений о работе

Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.

Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.

Правила оформления дубликата трудовой книжки

Если работник теряет трудовую книжку, он обязан незамедлительно уведомить об этом своего работодателя и написать заявление, чтобы ему выдали дубликат. Работодателю следует обеспечить работника дубликатом трудовой книжки в течение 15 рабочих дней после того, как работник подает заявление. Дубликат заполняется сведениями, касающимися:

• а) фамилии, имени, отчества (при наличии), даты рождения работника;

• б) образования, профессии, специальности – в соответствии с документами об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки);

• в) сведений о работнике, указываемых на титульном листе трудовой книжки, которые заполняются следующим образом: фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность; запись, связанная с образованием (основным общим, средним общим, средним профессиональным, высшим (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только в соответствии с документами об образовании (аттестатом, удостоверением, дипломом); профессию и (или) специальность указывают в соответствии с документами об образовании, квалификацией или имеющимися специальными знаниями (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежащим образом оформленных документов;

• г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

• д) титульный лист трудовой книжки подписывается также лицом, ответственным за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации;

• е) сведения, касающиеся общего стажа работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденного документально;

• ж) сведения, связанные с работой и награждением (поощрением), занесенные в трудовую книжку на последнем месте работы. Если ранее в трудовой книжке были записи, которые оказались признанными в последствии недействительными, в дубликат они могут не вноситься.

Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:

• Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
• Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
• Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
• КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.

Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.

Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.

Все изменения в документ, касающиеся наград и повышений должны быть внесены в течение семи дней. Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника.

В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.

Особенности составления приказа

Унифицированного бланка такого документа не существует, поэтому его можно составить в свободной форме. Для приказа можно использовать обычную белую бумагу формата А4, а на ней разместить реквизиты организации, или фирменный бланк.

Что указать в приказе:

• Наименование компании.
• Название документа (приказ) и его номер.
• Место и дату издания приказа.
• Суть приказа. Можно сформулировать разными способами.
• Основание для написания приказа. Указывают реквизиты нормативного акта. Это ФЗ №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и ФЗ №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». В тексте названия федеральных законов нужно написать полностью.
• Кто из работников будет назначен ответственным за формирование и передачу сведений в ПФ, а также уведомление персонала об изменениях и сбор заявлений.
• Кто контролирует исполнение приказа.

В конце документа должны расписаться руководитель компании, а также работники, упомянутые в приказе.

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

На кого заводят бумажные трудовые книжки

С 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, уже не нужно заводить бумажные трудовые книжки, поэтому их нововведения не касаются. Все сведения о трудовой деятельности таких сотрудников работодатели передают в Пенсионный фонд только в электронном виде.

Бумажные трудовые остались только у работников, которые решили их сохранить и указали это в заявлении. И у тех, кто ещё не определился с выбором и не писал никакого заявления. Их трудовые книжки продолжают действовать в прежнем виде.

Если трудовая такого сотрудника будет утеряна или испорчена, нужно оформить новую. Вкладыш заводят, когда в старой трудовой заканчивается место для записей.

До 2023 года заводить новые книжки и вкладыши нужно по действующим формам, а с 1 января 2023 года — по новым.

Запись о приеме на работу

Сведения о работе приводятся в графе 3 раздела «Сведения о работе». Начинается запись с наименования организации. При этом порядковой номер записи не ставится. В соответствии с разд. 3 Инструкции в виде заголовка указываются полное наименование организации, а также (при наличии) ее сокращенное наименование (например, «Муниципальное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа N 4″ (МОУ СОШ N 4)»).

К сведению. Не запрещено вносить сведения об организации путем проставления штампа, если он заправлен чернилами черного, синего или фиолетового цвета и не заходит за границы раздела.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 — дата приема на работу.

Затем на основании приказа о приеме на работу в графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования (если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор). Наименование должности (работы), специальности, профессии указывается с отметкой о квалификации, например: «Принята на должность учителя истории второй квалификационной категории».

Сведения о награждении

Сведения о награждении (поощрении) за успехи в работе вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки, следующий за разделом «Сведения о работе». К такой информации согласно п. 24 Правил относятся сведения:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимых работодателем;
• о других видах поощрений, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Основанием для внесения такой записи могут быть указ, постановление, решение или приказ работодателя, вышестоящего должностного лица или органа власти.

Обратите внимание! Не вносятся в трудовую книжку записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда и выплачиваемых на регулярной основе (п. 25 Правил).

Согласно разд. 4 Инструкции в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указываются полное и (при наличии) сокращенное наименования организации. Ниже:

• в графе 1 указывают порядковый номер вносимой записи;
• в графе 2 — дату награждения;
• в графе 3 делают запись о том, кем награжден (поощрен) работник, за какие достижения (трудовые заслуги) и какой наградой (каким видом поощрения);
• в графе 4 приводят наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись о награждении (поощрении).

Правила ведения трудовой в электронном виде

Еще в начале 2020 года многих работодателей волновал вопрос, как же вести электронные трудовые книжки. Со временем стало понятно, что их ведет ПФР, а работодатели, по сути, просто передают в фонд сведения о кадровых изменениях. Для этого они сдают отчет СЗВ-ТД не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, если в отчетном периоде произошли следующие события:

• сотруднику был оформлен перевод на другую постоянную работу;
• работник подал заявление на ведение электронной трудовой или заявление с просьбой продолжить вести его бумажную книжку, ведь в 2022 году он может это сделать в любой момент.

Если приняли нового сотрудника или уволили старого, то СЗВ-ТД необходимо предоставить не позднее рабочего дня, следующего за тем, когда был издан соответствующий приказ на прием/увольнение.

Законодательно обязанности вести учет электронных трудовых у работодателей нет. Ведь все необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, перешедших на электронную книжку, собирает и хранит у себя ПФР, он же ведет их учет. Таким образом, заводить отдельный учетный регистр (книгу, журнал) со сведениями об электронных книжках сотрудников нет необходимости.

Но если вам нужна подобная информация, никто не запрещает организовать для себя такой учет. Тогда, например, в случае увольнения работника, обратившись к такому учетному документу, вы сразу поймете, нужно вам оформлять на увольняющегося форму СТД-Р или нет. Она выдается сотруднику с целью предоставить сведения о его трудовой деятельности у нынешнего работодателя.

Форма СТД-Р выдается в двух случаях:

• по письменному заявлению сотрудника – не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления;
• при увольнении работника – в день прекращения действия трудового договора.

Как заполняется титульный лист?

Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:

• фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
• уровень образования (например, среднее или высшее);
• наименование профессии;
• дата, в которую открывается ТК;
• подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).

Похожие записи:

• Льготы для людей после инсульта, о которых не все знают
• 02.01.2023 Выплаты муципальным служащим — последние новости
• Программа молодая семья в Южно-Сахалинске и Сахалинской области в 2023 году