Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Замена временно отсутствующего сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В случае длительного отсутствия основного работника на рабочем месте на законных основаниях целесообразно прибегнуть к заключению срочного трудового договора с новым специалистом. Данная процедура законодательством допускается (ч. 1 ст. 59 ТК) и регулируется общими нормами главы 11 ТК о порядке оформления трудовых отношений.
Если в организации нет вакантных должностей
Многих работодателей интересует: можно ли в случае отсутствия вакантных должностей поручить штатному работнику дополнительную работу путем заключения гражданско-правового договора?
Обратимся к гражданскому законодательству. В соответствии с п. 2 ст. 1 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в установлении своих прав и обязанностей на основе договора и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора. Гражданские права могут быть ограничены только на основании федерального закона и в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.
Какие люди могут исполнять обязанности?
Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.
Руководству разрешают использовать труд сторонних сотрудников с заключением с ними срочных трудовых соглашений. Это актуально, если первоначальный штат не очень большой.
Ещё есть так называемое внутреннее совместительство. Предполагается, что задействуют одного из внутренних сотрудников предприятия. Просто режим труда будет отличаться от стандартных схем, которые применялись ранее. Но исполнять обязанности по данной схеме можно только в свободное время от основной должности.
Варианты временной замены отсутствующего сотрудника
ТК РФ предлагает работодателю на выбор несколько возможных способов привлечь работника для временного выполнения дополнительных задач:
- Своими силами. За счет собственных трудовых ресурсов компании возможно закрепление дополнительных должностных функций за постоянным сотрудником, который согласен и подходит для этой цели. При этом следует учитывать следующее:
- если сотруднику поручено выполнять, помимо основных обязанностей, точно такие же, но дополнительные задания, такая замена будет осуществляться в рамках расширения зоны обслуживания или увеличения объема работ;
- если сотрудник берет на себя обязанности, связанные с другой должностью, это будет внутреннее совмещение.
Способы замены временно отсутствующего сотрудника
ТК предоставляет работодателю выбор из нескольких возможных способов привлечения работника к временному исполнению дополнительных обязанностей. Действующий персонал дополнительную работу может выполнять:
- посредством совмещения профессий (должностей), когда профессия (должность) замещающего лица отличается от профессии (должности) отсутствующего сотрудника;
- путем расширения зон обслуживания (возрастания объема работ). Подходит, когда замещающий работник будет работать по тождественной должности с отсутствующим.
Кроме того, допускается внешнее замещение:
- прием по срочному трудовому соглашению,
- аутсорсинг.
Статьей 111 Трудового кодекса Республики Казахстан предусматривается исполнение обязанностей (замещение) временно отсутствующего работника. При этом, в Кодексе не дано понятие «временно отсутствующий работник». В этой связи прошу разъяснить:
- что значит словосочетание «временно отсутствующий работник» — понимается ли под этим нахождение основного работника в социальном отпуске или по другим причинам и включает ли в себя данное словосочетание вакантную должность (не занятая кем-либо должность)?
- допускается ли принимать (назначать) работника исполняющим обязанности на вакантную (не занятую кем-либо) должность?
Замещение руководителей
На практике замещать нужно не только рядовых специалистов, но и руководителей. В этом случае действуют немного другие правила.
Обычно не допускается одновременное выполнение руководителем своих и чужих обязанностей (например, начальник планового отдела за начальника соседнего финансового отдела). Здесь администрация должна предусмотреть замену времена отсутствующему руководителя с числа наиболее подготовленных его подчиненных, либо эти обязанности возлагаются на штатного заместителя.
Если такой функционал прописан в должностной инструкции конкретного сотрудника (выполнение начальствующих обязанностей), оплата за такие действия не полагается. В других случаях может выполняться доплата разницы в должностных окладах, либо же проводиться по ставке замещаемого руководителя.
Из нюансов:
- если норма присутствуют в инструкции замещающего, его согласие не требуется;
- возложение обязанностей оформляется одним приказом, на основании которого устанавливается право руководителя отсутствовать на рабочем месте (приказ на командировку, отпуск);
- если должность вакантная, либо сотрудник резко заболел, то делается отдельный приказ;
- замещающему работнику приказ доводится под роспись. Отказ его выполнять может расцениваться как нарушение должностной инструкции и иметь следствием наложение дисциплинарного взыскания;
- когда штатный заместитель выполняет обязанности своего шефа без издания отдельного приказа, он не имеет права подписывать документы с приставкой «и.о. руководителя». Он должен указывать свою должность.
Помните, замещать руководителей могут либо их штатные заместители, или же наиболее подготовленные подчиненные.
Если сотрудник против
Достаточно часто труженики отказываются выполнять увеличенные обязанности, особенно без какой-либо компенсации. Отказаться выполнять дополнительные функции можно:
- Во время попытки изменить его должностные обязанности. Процедура должна происходить исключительно письменно (предложение и отказ от такого предложения). Администрация должна предложить работнику другую должность в соответствии с его квалификацией. Если не соглашается – его вправе уволить.
- Когда нужно выполнять дополнительные функции за временно отсутствующего. Здесь отказ работника (отсутствие его письменного согласия), ничем ему не грозит. Если его попробуют уволить – через профсоюз, инспекцию по труду, прокуратуру, суд он свободно восстановится в должности.
- Если возложили обязанности приказом без получения согласия. Нужно письменно проинформировать работодателя о своем несогласии. В этом случае его не имеют права привлекать к ответственности за невыполнение чужой работы.
Помните, труженик не обязан делать чужую работу, если изначально на это не соглашался. Тем более, если за это не полагается дополнительное денежное вознаграждение.
Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей
Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).
В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.
Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.
| СОВМЕЩЕНИЕ | ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО |
|---|---|
| Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой. | Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы. |
| Рабочее время не увеличивается. | Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день). |
| Оплата по согласованию с работодателем. | Оплата пропорционально отработанному времени. |
| Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции. | Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником – на дополнительную должность на часть ставки. |
| Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства. | Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор. |
Как оформляется и оплачивается совместительство
Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).
Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.
Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».
Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.
Пример
В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.
Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.
Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).
Отдельные разъяснения по вопросам совмещения дают эксперты КонсультантПлюс.
Правила написания сокращений
Правила оформления документации и использования аббревиатур указаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016. В п. 5.22 указано, как сокращать «исполняющий обязанности директора», — в соответствии с приказом о назначении. В документах допускается использовать сокращенное и полное наименование статуса.
Как пишутся сокращения:
Словари сокращений указаний по этим аббревиатурам не дают, но официальный портал, работающий под эгидой Совета по русскому языку при правительстве РФ, отвечает, что писать следует так: врио и и.о.
Если полномочия передаются заместителю-женщине, возникает вопрос, как пишется должность: исполняющий обязанности или исполняющая. Правила русского языка рекомендуют применять мужской или женский род в зависимости от контекста, в официальных документах без указания инициалов и фамилии используется мужской род, при подписании документов — женский.
Использование сокращений допускается только перед должностью, но не перед фамилией.
Правила написания в тексте:
Временное замещение необходимо не только правильно оформить, но и обозначить в тексте официальных документов.
Конституция РФ дает каждому гражданину право свободно распоряжаться своими способностями к труду и выбирать род деятельности и профессию (ст. 37, ч. 1). Запрет принудительного труда (ст. 37, ч. 2) гарантирует и статья 60.2 Трудового кодекса, согласно которой дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, за редким списком исключений в виде чрезвычайных происшествий.
Итак, работник согласен на ВРИО. Какие документы надо оформить? Нужно ли делать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Все зависит от того, каким образом будут выполняться трудовые функции отсутствующего работника. Если применяется полное освобождение от собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если работник наряду со своими трудовыми функциями исполняет и «чужие», то здесь вариантов больше: или работа в течение установленной продолжительности рабочего дня – совмещение должностей и расширение зон обслуживания, увеличения объема работ, или работа в свободное от основной занятости время – совместительство, со всеми требованиями и гарантиями согласно статьям 282–288 ТК РФ, сюда же относится работа по договору подряда.
Для совместительства требуется заключить отдельный рабочий контракт, в котором нужно указать факт занятости по совместительству, время и оплату. По желанию сотрудника сведения об этом договоре можно внести в трудовую книжку.
А для совмещения, расширения и перевода необходимо сделать дополнительные соглашения к трудовым контрактам, содержащие описание новой работы, сроки и оплату.
Для определения размера доплаты до сих пор используется Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 30/39 (ред. от 11.12.1986 г., с изм. от 11.03.2003 г.) «О порядке оплаты временного заместительства». Согласно пункту 1, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом и окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Революционное решение было принято 11 марта 2003 года в КС РФ, когда Определением № КАС 03-25 было отменено ограничение в оплате труда специалистов, замещающих отсутствующего руководителя, так как оно противоречит ТК РФ.
Учитывая давность документа, советую пользоваться статьей 151 ТК, которая предлагает обеим сторонам самим договориться о размере доплаты.
Сотрудник или работодатель имеют право досрочно прекратить выполнение дополнительной работы, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК).
На практике распоряжение о возложении обязанностей на время отсутствия специалиста включается в приказ, по которому и разрешается это отсутствие, как, например, отпуск или командировка, но, естественно, за исключением временной нетрудоспособности или по невыясненным причинам. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника. Обратите внимание, со специалистом, выполняющим обязанности отсутствующего материально ответственного лица, на время замещения необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
У сотрудников кадровой службы иногда возникает вопрос – необходимо ли вносить в трудовую книжку работника сведения о том, что он принят на должность специалиста, находящегося в отпуске? Чиновники из Федеральной службы по труду и занятости в письме от 6 апреля 2010 года № 937-6-1 разъяснили, что срок трудового соглашения определяется при его заключении и указывается в контракте, а в трудовой книжке запись о сроке договора не производится. Обратите внимание, в случае если речь идет о руководителе, если исполнение этих обязанностей предусмотрено в должностной инструкции другого работника (например, заместителя), то заключать дополнительное соглашение также не требуется.
Временное возложение обязанностей по вакантной должности
Во всех организациях иногда случаются ситуации, когда необходимо временно заменить одного из сотрудников. Для проведения этой процедуры по установленным правилам есть определенный разработанный алгоритм действий, начало которому дает приказ о замещении отсутствующего работника.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк приказа о замещении временно отсутствующего работника .docСкачать образец приказа о замещении временно отсутствующего работника .doc Причины для замещения Поводом для замены кого-либо из персонала могут послужить самые разные обстоятельства. Наиболее распространенные:
- уход одного из сотрудников на больничный;
- уход в декретный или плановый обычный отпуск;
- отъезд в командировку и т.п.
Следует отметить, что не всегда в таких случаях назначается временный заместитель.
Приказ о замещении работником вакантной должности
- Категории
- Трудовое право
- После увольнения начальника сервисной группы, и.о. начальника группы в «добровольно принудительном порядке» назначили инженера группы приказом по форме: ООО «………………….» ПРИКАЗ от…………………..№………………. О временном возложении обязанностей начальника сервисной группы на «ИвановаИ.И.» В связи с увольнением начальника сервисной группы, ПРИКАЗЫВАЮ: 1.
Возложить временное исполнение обязанностей начальника сервисной группы на инженера ИвановаИ.И.
2. Временно исполняющему обязанности начальника сервисной группы на время замещения установить доплату в размере 3000 рублей. 3. Бухгалтерии произвести соответствующие выплаты. Директор ООО ……. (подпись) (расшифровка) С приказом ознакомлен: (подпись) (расшифровка) Директор и инженер приказ подписали. Доп. соглашение с инженером не оформлялось.
Как правильно составить распоряжение?
Составлением распоряжений обычно занимаются сотрудники, приближенные к руководителю компании. Это может быть начальник кадрового отдела либо секретарь. После написания, документ передается на рассмотрение начальству. Если директора все устраивает, тогда он утверждает распоряжение.
Приказ об исполнении обязанностей на время отпуска оформляется в свободной форме. Может использоваться разработанный на локальном уровне фирменный бланк.
Некоторые работодатели применяют форму Т-5, утвержденную .
Структура распоряжения должна состоять из таких частей:
- шапка. Располагается вверху. Представляет собой реквизиты компании;
- название документа. Пишется по центру листа, чуть ниже шапки;
- основная часть. Приводится текст касательно замещения должности;
- заключение. Ставятся подписи и дата.
В тексте приказа следует указать такие сведения:
- название предприятия, его организационно-правовая форма;
- наименование документа;
- причина замещения;
- ФИО сотрудника, на которого возлагаются дополнительные должностные обязанности;
- сведения о замещаемой и основной должностях;
- дата и место составления документа;
- величина доплаты за выполнение должностных обязанностей по замещению;
- даты начала и завершения замещения;
- ссылка на документ, который выступает основанием для замещения;
- подписи.
Эти данные отражаются в приказе в обязательном порядке. Остальная информация фиксируется в случае необходимости.
При оформлении распоряжения о замещении на период отсутствия основного работника, следует придерживаться таких правил:
- указывать номер документа;
- придерживаться делового стиля написания;
- наименование бумаги писать по центру заглавными буквами, без знаков препинания в конце;
- писать грамотно, не допускать пунктуационных, синтаксических, грамматических ошибок;
- не исправлять текст ручкой, карандашом, корректором либо лезвием. В случае допущения ошибки лучше переписать приказ заново;
- размер суммы доплаты за совмещение указывать цифрами и словами.
На что обратить внимание при составлении приказа
Приказ на сегодняшний день не имеет стандартного унифицированного образца, так что представители организаций и предприятий могут писать его в произвольной форме, исходя из собственного видения документа и потребностей. Некоторые используют шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
При этом, вне зависимости от того, какой именно способ будет выбран, в приказ следует внести ряд определенных сведений. Это:
- номер, место и дата создания документа;
- наименование организации, в которой он издается;
- основание для его формирования (например, ссылка на номер и дату приказа об отпуске или график отпусков)
- в описательной части нужно вписать период, в который назначенное лицо будет исполнять обязанности руководителя предприятия, а также полный перечень возлагаемых на представителя обязанностей (при необходимости в приказе можно ограничить полномочия заместителя);
- если сотрудник наделяется правом подписи, это надо также указать, как и то, сохраняются ли за ним трудовые функции на это время по основной должности;
- также надо отметить порядок, в котором будет компенсироваться увеличение работы (лучше написать конкретную цифру).
Если к приказу прикладываются какие-то дополнительные документы, их нужно отметить в основном тексте отдельным пунктом.
При составлении приказа важно следить за тем, чтобы он был написан с соблюдением норм делопроизводства и составления распорядительной документации, а также правил русского языка.
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Жизненные обстоятельства и Трудовой кодекс нередко предусматривают возможность законного отсутствия сотрудника на работе в течение длительного времени. Например, работник пребывает в очередном отпуске, проходит плановое обучение, надолго заболел или уехал в долгую командировку – все это время он не может выполнять свои основные обязанности. Однако, далеко не всегда работа может быть просто оставлена на означенное время, чаще ее прекращение нерентабельно, и тогда сотруднику необходима временная замена.
- Как оформить ВРИО – временное исполнение обязанностей отсутствующего на законных основаниях работника?
- Каким образом оплачивается такая деятельность?
- Какие моменты не стоит упускать из виду?
Рассмотрим ниже все эти вопросы, а также поможем в составлении соответствующего приказа.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.