Как правильно оплатить командировку сотруднику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оплатить командировку сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Сама процедура возмещения издержек работника, связанных с отправкой его в командировку, в соответствии с требованиями закона, должна быть предусмотрена во внутренних документах самой организации. То же относится и к суммам затрат, которые подлежат возмещению.

Комментарий к ст. 168 TК РФ

1. Коллективным договором или локальным актом определяются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. В настоящее время на законодательном уровне не установлены минимальные и максимальные размеры, которые могли бы ограничивать пределы расходов, устанавливаемых коллективным договором или локальным актом.

2. Помимо расходов на проезд, наем жилого помещения и суточных работнику с разрешения или ведома работодателя могут быть возмещены и иные расходы (телефонная и телеграфная связь, Интернет и др.).

3. При установлении на локальном уровне размера суточных следует иметь в виду соответствующие положения налогового законодательства РФ.

Согласно ст. 217 НК при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

4. В таком же порядке учитываются при налогообложении фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

5. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ. При этом расходы должны составлять не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

6. Указанные выше положения применяются и при возмещении расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, в отношении работников, которые финансируются за счет средств из федерального бюджета, установленных Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (СЗ РФ. 2002. N 40. Ст. 3939).

7. Для отдельных категорий работников (работников органов внутренних дел, некоторых категорий лиц гражданского персонала ряда министерств и ведомств РФ и др.) установлены специальные правила и нормы возмещения расходов по служебной командировке.

8. Специальные правила и нормы возмещения расходов установлены также при направлении работников в краткосрочные командировки на территории зарубежных стран.

9. Размеры суточных при таких командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (СЗ РФ. 2006. N 2. Ст. 187).

10. Возмещение расходов по найму жилого помещения командированным работникам производится в соответствии с Приказом Минфина России от 2 августа 2004 г. N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (БНА РФ. 2004. N 35).

Суточные и командировочные: в чем разница

И суточные, и командировочные – это выплаты, которые полагаются сотруднику, когда он направляется организацией в деловую поездку (командировку). Все расходы, которые влечет за собой такая поездка, оплачиваются работодателем (ст. 167 ТК РФ).

По закону они должны выплачиваться авансом (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Но есть разница, для чего предназначены эти выплаты:

• Командировочные – деньги, которые идут на оплату услуг, удовлетворяющих базовые нужды, то есть проезд и проживание. По этим расходам работник должен отчитаться, то есть предоставить документы, подтверждающие суммы: чеки, билеты, квитанции и так далее.
• Суточные – деньги, которые идут на оплату дополнительных расходов. По ним, что примечательно, работник не должен отчитываться. Сюда входят любые не согласованные заранее платежи, которые совершаются по усмотрению работника. Суточные не ограничиваются законом, если в командировку отправляется не чиновник.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

• среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
• фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
• если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.

Оплата работы в командировке

Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника. Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

• По общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
• Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
• Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал. Среди них:

• Дни нахождения на больничном и в декрете;
• Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
• Дни простоя по вине нанимателя;
• Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
• Период забастовки без участия данного работника;
• Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.

Для определения суммы потребуется произвести следующие действия:

1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.

При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат часто возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:

1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА (нармативно-правовые акты) большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.

На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:

1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

• Оплата в двойном размере;
• Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.

В дни нахождения в командировке работники могут тратиться на естественные потребности, которые не связаны с выполнением задания. Например, вопросы оплаты питания вполне логично могут быть привязаны к суткам нахождения в месте командирования. Такие расходы могут включаться или не включаться в оплату проживания. Нередко применяется схема лавирования размером суточных, например, норма 500 рублей без учета питания и 700 рублей с оплатой расходов в столовых.

Состав ежедневных расходов, которые возмещаются работодателями командированным работникам, достаточно разнообразен. При этом администрации предприятия может часто идти на уступки в рамках действующего законодательства. На сегодня командировка остается приятным способом уйти от рабочих будней с возможностью показать результаты производственной деятельности вне стен компании.

Направление работника в командировку по ТК РФ

Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

1. Работодатель утверждает график.
2. В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
3. В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
4. Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
5. Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
6. Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.

Размер суточных командировочных расходов

Максимальный размер суточных не определяется трудовым законодательством. Однако существуют минимальные суточные, регламентируемые ТК РФ.

ВАЖНО! Полученные суточные не учитываются при расчете суммы отпускных. Дни служебной поездки также исключаются из расчетного периода.

Денежные средства выдаются работнику перед отъездом (не позднее, чем за день до даты отъезда).

Минимальная сумма суточных относится к прочим видам прибыли и не облагается подоходным налогом. С этих начислений не совершается также выплата страховых взносов в Пенсионный фонд и ФСС. Денежные средства сверх минимальных отметок подлежат налогообложению в стандартном порядке.

Рассчитываем средний заработок при оплате командировки

За работником, направленным в командировку, сохраняется заработная плата в течение периода командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни по графику постоянного места работы . Если размер заработной платы за дни нахождения в командировке ниже размера среднего заработка, оплату следует производить исходя из среднего заработка. Рассмотрим это на конкретном примере.

Ситуация

Работник организации направлен в командировку в г. Гродно на 4 рабочих дня с 26.02.2018 по 01.03.2018.

Этот работник трудится по графику пятидневной рабочей недели.

Работнику установлен должностной оклад 1250 руб.

Положением об оплате труда предусмотрено премирование работников за результаты финансово-хозяйственной деятельности ежемесячно пропорционально отработанному времени в размере 30% оклада.

В декабре 2021 г. работнику начислено вознаграждение по итогам работы за год в сумме 1050 руб.

Средний заработок за период командировки определяется следующим образом :

При этом оплате подлежат рабочие дни (часы) по графику постоянного места работы, приходящиеся на период командировки.

Среднедневной (среднечасовой) заработок рассчитывается по формуле :

Расчетным периодом являются 2 календарных месяца работы (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу начала командировки . При этом учитываются только отработанные дни (часы). Если работник находился, например, в отпуске или болел, то эти периоды исключаются из расчета .

В рассматриваемом случае расчетный период включает декабрь 2017 г. и январь 2021 г.

В связи с трудовым отпуском с 26.12.2017 по 05.01.2018 работником отработано:

— в декабре 2021 г. 16 рабочих дней из 20 дней по графику;

— в январе 2021 г. 18 рабочих дней из 22 дней по графику.

При расчете учитывается заработная плата, фактически начисленная работнику в расчетном периоде за выполненную работу и отработанное время . Отпускные, иные выплаты за неотработанное время в расчете не участвуют . Ежемесячная премия, начисленная пропорционально отработанному времени в текущем месяце, учитывается в полном размере . Вознаграждение по результатам работы за год включается в заработок каждого месяца расчетного периода в течение 12 месяцев начиная с месяца начисления в размере 1/12 от общей суммы последней произведенной выплаты пропорционально отработанному времени .

В приведенной ситуации оклад и премия, начисленные работнику за отработанное время, сумма вознаграждения, включаемая в расчет, составили:

Вид выплаты	Декабрь 2021 г.	Январь 2021 г.
(отработано 16 дней из 20)	(отработано 18 дней из 22)
Начислено, руб.	Принято в расчет, руб.	Начислено, руб.	Принято в расчет, руб.
Должностной оклад	1000 (1250 / 20 x 16)	1000	1022,73 (1250 / 22 x 18)	1022,73
Ежемесячная премия (30%)	300 (1000 x 30%)	300	306,82 (1022,73 x 30%)	306,82
Вознаграждение по итогам работы за год	1050	70 (1050 / 12 / 20 x 16)	71,59 (1050 / 12 / 22 x 18)
Итого	2350	1370	1329,55	1401,14

Каждый день командировки оплачивается исходя из средней заработной платы работника (ч. 1 ст. 139, ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения N 749).

Расчет среднего заработка, сохраняемого за работником на период командировки, производится в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ и Положением N 922.

Для его расчета учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат независимо от источников этих выплат (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения N 922). К таким выплатам, в частности, относятся:

• заработная плата, начисленная работнику за отработанное время (фактически выполненную работу), в том числе выданная в неденежной форме;
• различные надбавки и доплаты;
• выплаты, связанные с условиями труда;
• премии и вознаграждения;
• другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

Все командировочные расходы компенсируются работнику на основании авансового отчета. Авансовый отчет может заполняться от руки или в электронном виде. Мы перечислим все случаи компенсации затрат и расскажем, как оплачивается командировка в РБ.

Итак, согласно актуальной версии Трудового кодекса, работнику авансом возмещаются расходы:

• на проезд;
• на проживание (аренду жилья);
• суточные расходы – о них подробнее расскажем ниже;
• некоторые другие расходы – например, визы, страховки.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

1. Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
2. Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
3. Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
4. Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Предварительный расчет

Если нормативным актом компании предусмотрена подготовка предварительного расчета или сметы на загранкомандировку, необходимо его оформить.

В расчете или смете определяют сумму, которая должна быть заранее выдана сотруднику с учетом его предполагаемых расходов – суточные, приблизительные расходы на проезд и проживание.

СОВЕТ

Рекомендуем выдавать сотруднику некоторую сумму на непредвиденные расходы, чтобы он не оказался за границей в сложной ситуации без денег. Также эта сумма сможет покрыть суточные или иные расходы в случае продления командировки или переноса рейса самолета или поезда. Лишний аванс он вернет по возвращении из командировки.

Аванс на командировку выдают на основании подготовленного расчета и подписанного приказа.

Как правильно оформить расчет при командировке за границу, вы можете узнать из нашей статьи «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Похожие записи:

• Разрешена ли продажа безалкогольных энергетических напитков несовершеннолетним?
• Социальная ипотека 2023 в Махачкале
• Привлекательная скидка по ОСАГО, как приятная награда за безаварийную езду