Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Накладная ТОРГ-12: заполнить онлайн». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любой компании для осуществления деятельности, основанной на товарно-материальном обороте, необходимы соответствующие бумаги первичного учета. Утверждение такой документации, как правило, производится представителями руководящего состава.
Как правильно заполнить товарную накладную на товар: оформление формы ТОРГ-12, образец заполнения в электронном виде
Для составления документов в цифровом формате предусмотрены различные спецсервисы и соответствующее программное обеспечение. Правила формирования ТН такого типа ничем не отличаются от привычной всем бумажной версии. В процессе оформления формируются 2 файла, подлежащих визированию посредством электронно-цифровой подписи. Что весьма удобно в отношении ведения деятельности в современных условиях. Немало коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей уже оценили данную возможность по достоинству.
Чтобы составить двенадцатую форму документа в таком формате, необходимо осуществить переход на специализированный веб-сайт (сервис по обработке ТН) и приступить к заполнению документа. Последовательно ввести требуемую информацию о предстоящем перемещении позиций в предназначенные для этого ячейки. Когда все они будут заполнены, нужно сохранить форму, поставить соответствующую ЭП и отправить электронную версию покупателю. Если потребуется, сохраненную документацию можно распечатать в любое удобное время.
На что обратить внимание при получении
Выясняя, как заполнить вид упаковки в товарной накладной и другие пункты, важно помнить, что перед подписанием необходимо внимательно проверить бумагу на наличие соответствий и отсутствие ошибок. Проверяющему предстоит учесть несколько основных нюансов:
- Когда приемка товара осуществляется по доверенности, в ТОРГ-12 обязан поставить подпись сотрудник, принимающий гру. Кроме того, обязательны отметки о дате, присвоенном номере и расшифровка росписи.
- В ситуации, когда заказчик получает продукт собственноручно, снизу справа на документе ему необходимо расписаться, расшифровать свой «автограф» и сделать оттиск печати.
- Нередко в организациях попросту отсутствуют любые виды штампов. Ничего страшного. При оформлении двенадцатой накладной можно обойтись и без них.
- К сожалению, не все и далеко не всегда проходит гладко. Если требуемые по правилам формирования личные подписи, нужные сведения об участниках сделки и другие подтверждения передачи отсутствуют — операция считается недействительной.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Как составляют товарную накладную
Накладная заполняется в двух (если ТТН, то в трех) экземплярах. Для продавца она служит основанием для списания ТМЦ, для покупателя — для их оприходования, для перевозчика это свидетельство выполнения его работы. Глава компании может передать право подписи другим работникам. Тогда он утверждает список уполномоченных лиц, оформляет на них доверенность или приказ.
Товарную накладную со стороны поставщика подписывают:
- директор — в графе «Отпуск груза разрешил»;
- главбух — в соответствующей графе;
- работник, реально отгрузивший со склада ТМЦ — в графе «Отпуск груза произвел»;
- другие работники, наделенные правом подписи и имеющие доверенность.
Руководитель, доверяя человеку отправление ТМЦ, заверяет это документально. На уполномоченного должен быть оформлен приказ или доверенность. Например, если торговля транзитная, то за отпуск груза в накладной подписывается человек, работающий у продавца. Документ подписывают в день, когда произошла отгрузка.
Со стороны покупателя на накладную подписи ставятся аналогичным образом. Уполномоченные обязаны указать свои фамилии с инициалами и должности. Работники сторон могут расписаться и поставить фамилию в графе о принятии груза, если у них есть доверенность. Подпись ставится после принятия товара.
Как заполняется товарная накладная
В строке грузоотправителя указывают наименование компании (разрешается полное или краткое), юр. адрес, номера телефонов, расчетный счет и БИК. Напротив графы ОКПО ставят вид деятельности из классификатора предприятий. Строки для грузополучателя заполняются аналогичным образом.
Необходимо указать единицы измерения (например, кг), вид упаковки (например, ящик), массу брутто (вес товара), массу нетто (вес вместе с тарой). Затем написать общую сумму и общую стоимость всего товара. Нужно просто писать все, что просит ваша накладная.
Согласно требованиям МНС, дата заполнения должна совпадать с датой отгрузки. Данные в накладной должны соответствовать с данными, указанными в счет-фактуре. Если есть ошибка, ее можно исправить, но нужно указать при этом дату и поставить подпись. Можно дополнить этот документ, но упростить нельзя.
Кроме бумажного варианта, с успехом практикуется электронный, под ним ставится квалифицированная подпись. Должны быть два файла, один из которых отправляется по почте второй стороне. Обе накладные заполняются и подписываются электронными подписями. Преимущества такого документа неоспоримы: он не помнется и навсегда останется в доступе.
Закон разрешает использовать универсальный передаточный документ (УПД), который может заменить два: счет-фактуру и товарную накладную. Можно также сделать свой вариант, в котором добавить в счет-фактуру графы, аналогичные тем, что уже есть в документе. В «Статус» нужно поставить цифру 1.
Порядок хранения и учета любых накладных утверждается руководителем организации. Главное — чтобы на складе был товарный отчет с данными о себестоимости и отгрузке продукции. Все документы бухгалтерского и налогового учета должны находиться в специальной папке и быть готовы к проверке..
На первичных документах основаны бухгалтерские операции любой компании, поэтому нарушения в оформлении этих бумаг могут привести к налоговым санкциям, штрафам, пеням и так далее. Поэтому желательно всю первичку хранить в течение пяти лет со времени ее применения.
Что проверить при получении товара
Перед подписанием в момент получения груза документ необходимо внимательно проверить и обратить внимание на ряд важных нюансов, возникающих при заполнении:
- Если ТМЦ принимаются по доверенности, то лицо, принявшее товар, ставит свою подпись с расшифровкой, а также дату и номер доверенности, которая обязательно должна прилагаться к накладной. В таких случаях печать не ставится.
- Если материально ответственное лицо организации, выступающей в роли заказчика, получает продукцию самостоятельно, то ставится подпись, расшифровка и печать в правом нижнем углу.
- Если в обеих организациях печать официально не используется, то документ может быть оформлен и без оттиска.
Указанный в ТТН пункт разгрузки вызывает сомнения
С точки зрения реальности сделки имеет не последнее значение и то, где был товар разгружен. А именно: есть ли по указанному адресу складское помещение, подходит ли оно для принятия указанного количества товара, связывают ли налогоплательщика с местом выгрузки какие-либо хозяйственные отношения. Все это инспекторы могут узнать в ходе проверки, сделав запросы в соответствующие организации. Если выявится спорная информация, у инспекторов могут возникнуть подозрения, что перевозка состоялась только «на бумаге».
В арбитражной практике по этому поводу есть решения как в пользу налоговой службы, так и в пользу компаний (предпринимателей). При наличии других признаков недобросовестности налогоплательщика — например, непредоставлении отчетности в ФНС, отсутствии имущества и прочих — суд может расценить сомнительное место разгрузки, как показатель фиктивности сделки (постановление АС Северо-Кавказского округа от 11.06.15 №А25-841/2014). Но есть и противоположные исходы, например, постановление АС Северо-Западного округа от 28.07.15 №А52-3102/2014.
Когда надо составлять ТТН
ТТН (образец заполнения см. в Примере 1) является сопроводительным документом при перевозке грузов автомобильным транспортом (п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв. письмом Роскомторга от 10.07.1996 г. № 1–794/32–5).
При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (п. 49 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 г. № 119н).
Необходимость составления ТТН грузоотправителем подтверждается также пунктом 47 «Устава автомобильного транспорта РСФСР», утвержденного постановлением Совмина РСФСР от 08.01.1969 г. № 12 (далее — Устав). В соответствии с этим документом грузоотправитель должен представить автотранспортному предприятию или организации на предъявляемый к перевозке груз товарно-транспортную накладную, которая является основным перевозочным документом и по которой производится списание этого груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем.
Перевозка грузов автомобильным транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях осуществляется только при наличии оформленной ТТН (п. 2 инструкции Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 от 30.11.1983 г. «О порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом» (далее — Инструкция № 156)).
Форма товарной накладной
В силу норм Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все факты хозяйственной деятельности организации подлежат оформлению первичными учетными документами, утверждаемыми руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом организация может использовать как самостоятельно разработанные документы, так и унифицированные формы первичной документации, содержащиеся в специальных альбомах и утверждаемые Госкомстатом России.
Так, Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, среди которых — товарная накладная (форма N ТОРГ-12), применяемая для оформления продажи товарно-материальных ценностей сторонней организации.
Поэтому на практике организации для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации применяют товарную накладную по форме ТОРГ-12.
Товарную накладную можно сформировать и хранить как в бумажном виде, так и в электронном.
Когда необходим каждый из этих документов?
Счёт на оплату выписывают в том случае, когда хотят уведомить покупателя, что организация, которая занимается реализацией товаров, продукции или оказанием всевозможных услуг надеется на получение денежных средств от покупателя. Этот документ выписывается на основании договоров, актов выполненных работ или товарных накладных. Счёт – это документ внешнего документооборота, ведь в нём содержится информация о продавце, но для покупателя.
Счёт-фактура нужна, когда продавец или подрядчик хочет проинформировать покупателя насчёт своих реквизитов. Этот документ применяется при налоговом учёте НДС. Он оформляется контрагентом лишь в том случае, когда на него, согласно российскому Налоговому кодексу, возложено обязательство по оплате НДС в бюджет.
Важно! Если подрядчик или поставщик выписал счёт-фактуру, то он освидетельствовал не только факт выполнения работы или отгрузки товара, продукции, но и зачёт самого НДС. Все реквизиты по этому документу закреплены в Налоговом кодексе РФ N 117-ФЗ.
Товарная накладная – выписывается, когда продавцу необходимо передать покупателю продукцию или всевозможные товары. В товарной накладной обязательно указывается полное и максимально точное наименование товара, а также собственной продукции, цена за единицу, НДС, если он есть и общая стоимость товара.
Документ оформляется на основании точных реквизитов как продавца, так и покупателя. На практике применяются товарные накладные по законодательно установленной форме ТОРГ-12. Бухгалтера их заполняют? подписывают, а также скрепляют печатью и подписью руководителя.
Подробнее о том, что такое и для чего нужны товарная накладная и счет-фактура, читайте тут.
Ответственность за искажение транспортной накладной
За указание ложных сведений или отсутствие обязательной информации в ТН о свойстве груза, его массе, состоянии, габаритах, степени опасности, а также о необходимых мерах предосторожности при перевозке грозит наказание. Его размер определяется законом №259-ФЗ от 8 ноября 2007 года «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
Ответственность за ложную информацию в транспортной накладной или непредоставление необходимых сведений несет грузоотправитель. За совершение данного нарушения грозит штраф в размере 20% от провозной платы. Кроме того, отправитель должен будет возместить ущерб, нанесенный перевозчику.
Водителю грозит штраф в размере 500 рублей за транспортировку груза без ТН в соответствии со ст. 12.3 КоАП (часть 2).
Товарная накладная ТОРГ-12 – первичная документация, требующая определенного времени на правильное заполнение. При заполнении определенных граф, необходимо тщательно проанализировать их структуру. Неправильное заполнение документа может привести к тому, что он потеряет юридическую силу. Нередко к данному бланку прикрепляются дополнительные приложения, однако подобные бумаги почти никогда не заполняются.
В таких полях, как «масса груза», «всего мест» и «приложение», следует поставить прочерк. Единственное поле, которое заполняется в приложениях, графа «отпущено». В этой графе следует указать конечную сумму, потраченную на приобретение товарно-материальных ценностей. Ниже приведен образец накладной на товар, который содержит в себе правильно составленную структуру.
Товарная Накладная Правила Заполнения 2019
По правилам логистики, продиктованным российским законодательством, в большинстве случаев все выписывает исключительно отправитель (для каждого получателя отдельно). А вот во время централизованного вывоза с ЖД-станций, перевалочных складов, портов и аэровокзалов логистический процесс может оформляться совместно с работниками задействованных в нем «компаний-извозчиков».
Одна из них – знакомая всем водителям ТТН. Это документ, использующийся для фиксирования данных о перемещении различных ценностей с использованием транспорта.
Одновременно такая бумага становится основанием для того, чтобы отправитель списал данные ценности у себя, а также для приемки их получателем. Один экземпляр находится в организации, сдающей ТМЦ. Второй вручается посреднику.
Он дает получателю официальное право на оприходование объекта доставки.
Есть ли разница в составлении для физических и юридических лиц?
Не существует каких-либо принципиальных различий в заполнении накладной для физических и юридических лиц, поскольку накладная ТОРГ-12 является унифицированной, все графы и для физических, и для юридических лиц идентичны.
В ходе купли-продажи любого вида материальных ценностей и физические, и юридические лица обязаны заверить письменно (документально) хозяйственных отношений между деловыми партнёрами.
Таким образом, товарная накладная (форма ТОРГ-12) – это один из распространённых первичных документов, использующийся каждой торговой компанией для реализации торговых процедур. Более того, экономические отношения между компаниями невозможны без наличия документальной регистрации.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Как оформлять возврат товара
Возврат поставленной продукции допускается, только когда процедура возврата производится в соответствии с действующим законодательством и строго прописана в контракте или договоре.
Гражданский кодекс РФ закрепляет право заказчика вернуть поставщику товары, если обнаружится, что они не соответствуют требованиям контракта (в том числе и документации о закупке), качественным характеристикам, а также заявленным ассортименту, комплектации и упаковке (п. 2 ст. 475, п. 3 ст. 468, п. 2 ст. 480, п. 3 ст. 482 ГК РФ).
В гражданском законодательстве нет прямого запрета на возврат поставленных и принятых товаров надлежащего качества. Продукция может быть возвращена по частям или в полном объеме, даже когда заказчик перечислил денежные средства поставщику. В государственном контракте, договоре или дополнительном соглашении можно указать и такие причины возврата поставленной продукции:
- необходимость обновления ассортимента;
- истекший срок годности;
- задержанная оплата;
- невозможность продажи или реализации поставленных товарно-материальных ценностей;
- обнаружение несоответствия качественных характеристик товара целям, запросам и потребностям заказчика и проч.
После поставки товарной партии заказчик в обязательном порядке проверяет комплектацию, количество, качество и упаковку в процессе или после приемки товарно-материальных ценностей, такое требование указано в п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ.
Если во время приемки ответственным сотрудником заказчика были обнаружены недостатки и расхождения с закупочной документацией и условиями договора, то до момента постановки товарно-материальных ценностей на учет стороны могут составить акт, в котором будут отражены все расхождения по количественным и качественным характеристикам поставленной продукции. Акт этот составляется по унифицированной форме ТОРГ-2 или в свободной форме.